Die häufigsten Fehler bei der Lohnabrechnung 

Viele Unternehmen kennen das Problem: Häufig entstehen unbeabsichtigte Fehler bei der Lohnabrechnung, die spätestens bei der Rentenversicherungs- oder Lohnsteueraußenprüfung aufgedeckt werden. 

Die Gründe hierfür sind zahlreich. In diesem Beitrag wird der Frage nachgegangen, wie Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen und wie man diese in Zukunft antizipieren kann. 

Schlechte Kommunikation

Eine schlechte Kommunikation ist eine der Hauptursachen dafür, dass Fehler bei der Erstellung der Lohnabrechnungen gemacht werden. Verantwortlich dafür sind die schlechten Absprachen zwischen der Person, die die Lohnabrechnung erstellt, und der Person, die die Information anliefert. 

Selten existiert ein vernünftiges Konzept oder ein System, in dem die lohnrelevanten Daten der Mitarbeitenden sicher und schnell an die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit Excel-Tabellen, um die Informationen für die Lohnabrechnung zu erfassen. Dies ist nicht mehr zeitgemäß und birgt ein großes Fehlerpotenzial bei der Übertragung in das Abrechnungssystem. 

Des Weiteren führt eine willkürliche Kommunikation über E-Mails und Anrufe dazu, dass ebenfalls Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen. Häufig gehen Personalinformationen verloren, die für die Abrechnungserstellung wichtig sind.

Der Steuerberater bzw. der Lohnabrechner muss diese Daten mühsam zusammentragen. Dabei kommt es häufig zu Fehlern, da bspw. kurzfristige Änderungen in der Personalakte nicht übertragen oder mitgeteilt werden. 

Manuelle Fehler bei der Datenübertragung 

Des Weiteren lassen sich Fehler bei der Lohnabrechnung häufig auf manuelle Fehler während des Datentransfers zurückführen. Oftmals müssen Änderungen an den Lohnbestandteilen noch manuell vorgenommen werden. Infolge der manuellen Tipparbeit erhöht sich an der Stelle auch das Risiko, Fehler bei der Lohnabrechnung zu machen. 

Es wird nicht nach Personalnummern gearbeitet 

Viele Angestellte in der Personalabteilung arbeiten bei der Übermittlung von Mitarbeiterinformationen nicht nach Personalnummern, sondern nach Namen. Dies kann zu Missverständnissen führen, wodurch im Endeffekt Fehler bei der Lohnabrechnung gemacht werden. 

Existieren bspw. zwei Personen mit dem gleichen Nachnamen im Unternehmen, können bereits falsche Daten erfasst werden. Sobald Informationen beim Transfer verloren gehen oder Fehler unerkannt bleiben, werden Folgefehler automatisch mitgenommen oder übertragen. 

Arbeitnehmer geben meistens kein Feedback 

Es ist ein bekanntes Problem, dass Mitarbeiter den Arbeitgeber über Ungereimtheiten auf der Lohnabrechnung nicht informieren, da oftmals das Verständnis über die Lohnabrechnung fehlt. Sollte es aufgrund eines Fehlers dazu kommen, dass der Arbeitnehmer plötzlich einen höheren Auszahlungsbetrag als sonst erhält, wird er dies in den seltensten Fällen melden. Der Arbeitnehmer ist darüber hinaus auch nicht dazu verpflichtet, die Verdienstabrechnung auf seine Richtigkeit zu prüfen.  

Ohne dieses Feedback kann der Arbeitgeber letztendlich derartige Fehler nicht ausbessern. 

Fehlende Kompetenz der Lohnbuchhaltung 

Die Lohnbuchhaltung ist ein immer umfangreicher werdendes Aufgabengebiet für einen Lohnbuchhalter. In vielen Fällen muss sich oftmals eine einzige Person um den gesamten Prozess der Lohnabrechnungserstellung kümmern. 

Dabei ist es erforderlich, dass der Lohnbuchhalter laufend gesetzliche Änderungen berücksichtigt. Für eine einzelne Person ist dieser Zuwachs an Aufgaben und Kompetenzen kaum noch zu bewältigen. 

Des Weiteren entstehen durch die manuellen Prozesse, beispielsweise via Excel-Listen, zahlreiche Fehler, für die keine Zeit zur Kontrolle bleibt. Eine sinnvolle Beratung kann infolgedessen auch nicht stattfinden. 

Insgesamt bedarf es hier einer digitalisierten Lohnbuchhaltung, bei der für jede Aufgabe einer einzelner Spezialist verantwortlich ist. Im Endeffekt führt dies zu einer gesteigerten Effizienz und weniger Fehlern bei der Lohnabrechnungserstellung. 

Fehler bei der Lohnabrechnung fallen fast immer auf 

Selbst wenn den Mitarbeitern und dem Arbeitgeber keine Fehler bei der Lohnabrechnung auffallen, nimmt die Rentenversicherung und der Fiskus in regelmäßigen Zyklen, von in aller Regel 4 Jahren, die erstellten Lohnabrechnungen genauer unter die Lupe.

Seit 2023 existiert die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung), die die Prüfstellen der Rentenversicherung elektronisch unterstützt und somit Abrechnungsfehler in wenigen Sekunden aufdeckt. Während in den vergangenen Jahren oftmals das Fazit einer Betriebsprüfung hieß “Zum Glück ist nichts weiter aufgefallen”, wird man sich ab 2023 nicht mehr auf das Glück verlassen können. Mit wenigen Mausklicks werden die Prüfprogramme sämtliche Ungereimtheiten aufdecken.   

Mit der Lohnfabrik Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden 

Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen zusammenfassend durch die folgenden Ursachen: 

• schlechte Kommunikation 
• manuelle Fehler bei der Datenübertragung 
• unkoordiniertes Arbeiten ohne System und Konzept 
• Fehlende Kompetenz der Lohnbuchhaltung 
• Fehlendes Mitarbeiterfeedback 

Die Lohnfabrik ist sich dieser Problematik bewusst und setzt daher auf eine vollkommen digitale Lohnbuchhaltung und einen einheitlichen Weg der Kundenkommunikation. Dadurch entstehen weder manuelle Fehler noch Schwierigkeiten bei der Koordination der Daten. Folglich werden alle Stammlohndaten jeden Monat elektronisch übertragen, wodurch sich die Fehlerquote minimiert.

Unsere Experten arbeiten dabei nach dem Insel-Prinzip. Das bedeutet, dass sämtliche Aufgabenbereiche wie die Abrechnungserstellung, die Betreuung von Betriebsprüfungen, das Bescheinigungswesen, die Arbeitsvertragsgestaltung, die Jahresarbeiten (u.v,m.) von einzelnen Spezialisten betreut werden und sich nicht ein Lohnbuchhalter um das gesamte Themengebiet Lohn und Gehalt kümmern muss.  

Jeder Kunde erhält einen persönlichen Ansprechpartner, der die direkte Abrechnungserstellung und die Kommunikation mit den Ämtern und Kassen übernimmt. Zusätzlich kümmert sich der Ansprechpartner um die interne Kommunikation der einzelnen Themengebiete. 

Infolgedessen wird das Fehlerpotenzial noch einmal deutlich gesenkt. Mit uns hast du einen zuverlässigen Partner, der die gesamte Lohnbuchhaltung für dich übernimmt, sodass du dich entspannt zurücklehnen kannst!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Fehlerhafte Lohnabrechnung – welche Korrekturfrist muss eingehalten werden?

Die Korrekturfrist für eine fehlerhafte Lohnabrechnung variiert. Ab Januar 2023 müssen die Entgeltabrechnungen lohnsteuerlich berichtigt werden. Die bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigung für 2022 wird nur hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte korrigiert. Seit Juli 2022 muss die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ebenfalls berichtigt werden.

Lohnabrechnung falsch – wer haftet?

Bei einer fehlerhaften Lohnabrechnung haftet in Deutschland der Arbeitgeber für die Richtigkeit. Er ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Berechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungsbeiträge.

Was bedeutet Nachberechnung in der Lohnabrechnung?

Der Begriff „Nachberechnung“ im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bezieht sich auf die Korrektur und Anpassung bestimmter Nachberechnungspositionen. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn Lohnabrechnungen fehlerhaft sind, Zahlungen fehlen oder Beitragsberechnungen falsch sind.