Digitalisiere deine Personalakten
Eine digitale Personalakte ist für Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken. Wieso?
Sie ist übersichtlich, sicher und erspart eine Menge Zeitaufwand im Arbeitsalltag. So kannst du dich endlich von all den Papierakten verabschieden und dir und deinen Mitarbeitern eine Menge Zeit und Aufwand sparen.
Darum lohnt sich eine digitalisierte Personalakte
Überlegst du auch, auf eine digitale Personalakte umzusteigen? Falls du noch nicht überzeugt bist, schaue dir hier die Vorteile an, die eine digitale Personalakte bietet:
Durch die digitale Verwaltung von Informationen ist es einfacher, diese schneller zu finden und freizugeben. Notwendige Änderungen und Anpassungen können mit wenigen Klicks vorgenommen und direkt gespeichert werden.
Dein Unternehmen kann die Zugriffsberechtigungen für bestimmte Aktieninformationen digital steuern. So wird verhindert, dass vertrauliche Informationen ohne Zugriffsrecht aufgerufen werden.
Da alle deine Mitarbeiter dieselben Richtlinien, Prozesse und Tools verwenden, können deine Arbeitsabläufe zusätzlich gesteigert und optimiert werden.
Die digitale Verwaltung der Personalakte bietet vor allem den Vorteil, Kosten einsparen zu können. Alle Daten sind an einem Ort gespeichert. Dadurch kannst du eine Menge Geld für jegliche Kosten, die durch Papier, Drucken und den Aktenfuhrpark entstehen, sparen!
Diese Daten kannst du in der digitalen Personalakte verwalten
Der vollständige Name sowie die Adresse des Arbeitnehmers dienen als wichtige Identifikation. Unter anderem sind diese Daten natürlich wichtig zur Kontaktaufnahme sowie bei der Lohnabrechnung.
Dank der Speicherung des Geburtsdatums in der digitalen Personalakte kann der Arbeitgeber bei Bedarf leicht auf diese Daten zugreifen. Dies kann entscheidend sein, um altersbezogene Dienste zu überwachen. Aber auch um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer das gesetzliche Mindestalter erreicht haben.
In der Personalakte können ebenfalls Informationen gespeichert werden wie:
- Familiengröße
- Gesundheitszustand
- Bildungsstand
- Kontaktinformationen für Notfälle
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Arbeitgeber bei Bedarf auf diese wichtigen Daten zugreifen kann.
Der Arbeitsvertrag enthält alle wesentlichen Angaben über die Stelle, wie z. B.:
- Berufsbezeichnung,
- Aufgaben und Zuständigkeiten
- Vergütung
- Sozialleistungen
Es ist wichtig, dass Sie eine aktuelle Kopie dieses Dokuments in Ihrer digitalen Personalakte aufbewahren, damit Sie später leicht darauf zurückgreifen können.
Der persönliche Fragebogen enthält umfassende Angaben über den Hintergrund jedes Mitarbeiters, einschließlich Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen. Er dient dazu, festzustellen, ob ein Bewerber für die Stelle qualifiziert ist, und kann dabei helfen, die richtige Vergütung und die Sozialleistungen für jeden Mitarbeiter zu bestimmen.
Die Lohn- und steuerrelevanten Informationen umfassen Angaben zu den Bezügen, Prämien, Abzügen und sonstigen Zahlungen an die einzelnen Mitarbeiter. Durch die Aufrechterhaltung dieser Angaben wird eine genaue Buchführung gewährleistet und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sichergestellt.
Ausbildungs- und Berufserfahrungsberichte sind ebenso Daten, die in der Regel in einer Personalakte gespeichert werden. Diese Dokumente bieten eine aktuelle Einsicht auf:
- die Qualifikationen,
- Fähigkeiten
- und Fertigkeiten eines Mitarbeiters.
Diese kann zur Beurteilung der Eignung für eine Stelle oder Beförderung herangezogen werden. Alle relevanten Informationen über den Kurs oder die Stelle sollten in den Zeugnisdaten enthalten sein, z. B. das Datum der Teilnahme, die Dauer des Programms oder die belegten Kurse.
Die Berufserfahrung dient als Nachweis für den beruflichen Aufstieg. Darunter sollten Daten angegeben werden wie:
- Stellenbezeichnung,
- Name des Unternehmens
- Datum des Beginns und des Endes der Beschäftigung
- Auflistung der wichtigsten Aufgaben
Anhand dieser Angaben lässt sich die Eignung des Arbeitnehmers an einer Stelle oder Beförderung im Unternehmen feststellen.
Wichtige Rückmeldungen von Vorgesetzten oder Kollegen können in der digitalen Personalakte gespeichert werden. Dieses Feedback kann einen gründlichen Überblick über die Leistung eines Mitarbeiters geben. So wird es Unternehmen ermöglicht, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und Mitarbeiter mit guten Leistungen anzuerkennen. Es ermöglicht dem Arbeitgeber, fundierte Entscheidungen über Gehaltsanpassungen oder Beförderungsmöglichkeiten zu treffen
Krankheits- und Abwesenheitszeiten sind in Personalakten von großer Bedeutung, da sie den Arbeitgebern helfen, die gesetzlichen Vorschriften für die angesammelte Urlaubszeit eines Mitarbeiters einzuhalten. Anhand dieser Aufzeichnungen können Unternehmen Entscheidungen über Anträge von Arbeitnehmern auf Freistellung treffen und feststellen, ob solche Anträge genehmigt oder abgelehnt werden sollten. Ebenso können Arbeitgeber auch genaue Aufzeichnungen über die Anzahl der Krankheitstage machen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
Lege deine Lohnbuchhaltung in die sicheren Hände unserer Experten. Kontaktiere uns hier schnell und unkompliziert.
Der Einstieg in die Nutzung einer elektronischen Personaldatenbank
Arbeitgeber müssen die folgenden Maßnahmen ergreifen, um von einem papiergestützten Personaldatensystem zu einem elektronischen System überzugehen:
Bevor eine Entscheidung getroffen wird, ist es wichtig, dass sich die Unternehmen über die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Softwareprogramme informieren, um dasjenige zu finden, das ihren individuellen Bedürfnissen und finanziellen Beschränkungen am besten entspricht.
Die Unternehmen sollten sich überlegen, ob sie die aktuellen Mitarbeiterdaten direkt aus der/den Quelle(n) in die neue Plattform importieren können oder ob sie ihre bestehenden Mitarbeiterdaten zunächst in ein neues Format konvertieren müssen, bevor sie sie in das neue System ihrer Wahl hochladen.
Nach der Einführung des neuen Systems muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Mitarbeiter im richtigen Umgang mit dem System geschult werden, damit sie dessen Funktionen in vollem Umfang nutzen können und ein möglicher Missbrauch der Technologie durch Missachtung der branchenüblichen Sicherheitsprotokolle beim Zugriff auf sensible Daten vermieden wird.
Starte mit unserer digitalen Personalakte durch!
Die Lohnfabrik bietet dir exzellenten Service für die Erstellung und Verwaltung deiner digitalen Personalakte!
Unsere Plattform bietet eine sichere Speicherung der Mitarbeiterdokumente, sodass du bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen kannst. Mit unserer intuitiven Benutzeroberfläche können ganz einfach neue Mitarbeiter hinzugefügt und bestehende Mitarbeiter verwaltet werden.
Wir garantieren Privatsphäre, Datenschutz und die Einhaltung aller lokalen Gesetze für eine sorgenfreie Erfahrung. Dank unserer intuitiven Benutzeroberfläche und der erweiterten Suchfunktionen findest du schnell und einfach, was du brauchst!
Wir übernehmen für dich:
- Die Erstanlage deiner Mitarbeitenden
- Das Führen der digitalen Personalakte
- Den Abruf der eAU-Daten
- Eine Anbindung der Arbeitszeiterfassung
Digitalisierte Personalakte bis zum feinsten Detail
Wir wissen, wie wichtig es ist, die digitale Personalakte jedes Mitarbeiters genau und vor allem detailreich zu führen. Dies macht den entscheidenden Unterschied.
Für einen schnellen und einfachen Workflow kannst du ganz bequem individuelle Vorlagen anlegen. Diese können jederzeit angepasst und für alle Mitarbeiter verwendet werden. Zudem sind die Felder für die Daten individuell erweiter- und gestaltbar. Du kannst also selbst definieren, welche Informationen für deinen Betrieb wichtig sind. Zu guter Letzt kannst du für deine eigene Übersichtlichkeit die Reihenfolge der Felder und der Registerkarten individuell festlegen.
Wir zeigen dir, wie der individuelle Datenexport den optimalen Weg für deine HR-Prozesse ebnet. Nutze die Mitarbeiterdaten, um sie nahtlos für interne und externe Zwecke weiterzuverarbeiten. Dabei kannst du beispielsweise Stammdaten nutzen, um automatisch Arbeitsverträge zu erstellen oder ganz einfach Arbeitszeitdaten für deine Lohnvorbereitung zu exportieren. Klingt gut, oder?
Mit Hilfe unserer zeitbezogenen Felder kannst du bequem Änderungen in deinen Mitarbeiterdaten wie zum Beispiel Gehalts- und Zuschlagsanpassungen nach einem Jahresgespräch oder einen Azubiversetzungsplan festlegen. Diese werden dann ganz automatisch an einem gewünschten Tag in der Zukunft ausgeführt. Dabei bleiben vergangene Daten immer noch für dich einsehbar.
Vorteile mit der Lohnfabrik
Lade all deine Dokumente direkt in die digitale Personalakte und greife von überall darauf zu. So sind alle Daten an einem zentralen Ort. Auch Notizen finden hier ihren Platz, damit nichts in Vergessenheit gerät. Damit hat das Chaos endlich ein Ende un du sparst eine Menge Zeit.
Probiere es aus!
Vorteile mit der Lohnfabrik
Lade all deine Dokumente direkt in die digitale Personalakte und greife von überall darauf zu. So sind alle Daten an einem zentralen Ort. Auch Notizen finden hier ihren Platz, damit nichts in Vergessenheit gerät. Damit hat das Chaos endlich ein Ende un du sparst eine Menge Zeit.
Probiere es aus!
Häufig gestellte Fragen
Alle wichtigen Dokumente, die im Zusammenhang mit der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern stehen, sind in einem digitalen Personalarchiv enthalten. Dazu gehören Personalbögen, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Beförderungsanfragen und Abwesenheitsberichte. Zusätzlich können sie Kopien von Lebensläufen, Zeugnissen oder anderen Unterlagen über die Berufserfahrung enthalten.
Die Digitalisierung einer Personalakte ist bislang keine Pflicht. Immer mehr Unternehmen steigen dennoch von der klassischen Personalakte auf die digitale Personalakte um. Die digitale Personalakte hilft Unternehmen dabei, interne Prozesse und Abläufe zu modernisieren und zu optimieren.
Es gibt einige Dokumente, die generell nicht in eine Personalakte gehören. Dazu gehören die persönliche Korrespondenz zwischen einem Mitarbeiter und seinen Kollegen oder dem Unternehmen, interne Richtlinien oder Anweisungen für bestimmte Abteilungen sowie Angaben zu rechtlichen oder steuerlichen Angelegenheiten, die nicht unbedingt mit der Beschäftigung zusammenhängen.
Wir von der Lohnfabrik bieten dir eine Reihe von Funktionen an, die dabei helfen, die Digitalisierung der Personalakte zu erleichtern. Dazu gehören:
- automatische Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen und Lohndaten,
- automatisches Einstellen neuer Mitarbeiterinformationen in die digitale Personalakte,
- ein integriertes Dokumentenmanagement-System zur Speicherung und Verwaltung aller Unterlagen sowie viele weitere Funktionen.
Wir bieten dir die Unterstützung, die du brauchst, um deine digitale Personalakte effizient zu verwalten und dein Unternehmen gleichzeitig auf dem neuesten Stand zu halten.
Finde heraus, ob die Lohnfabrik das richtige für dich ist.
Wir gehen deinen Herausforderungen gemeinsam auf den Grund. Damit du gleich erkennst, ob Lohnfabrik das richtige Tool für dich ist. Ohne Umwege und ohne Zeit zu vergeuden.