Die Lohnabrechnung – Überstunden richtig erfassen

Überstunden sind Teil der modernen Arbeitswelt und stehen in vielen Branchen an der Tagesordnung. Auf der Lohnabrechnung sollten Überstunden immer aufgeführt und berücksichtigt werden. Doch wie lassen sie sich präzise erfassen? In diesem Blogbeitrag wird dieses Thema genauer unter die Lupe genommen. 

Das Thema Überstunden

Unter Überstunden versteht man die zusätzliche Arbeit, die ein Arbeitnehmer über seine reguläre Arbeitszeit hinaus leistet. Diese Überstunden können aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, z. B. aufgrund von Projektdruck, hoher Arbeitsbelastung oder unvorhergesehenen Umständen. Überstunden werden entweder vom Arbeitgeber angeordnet oder auf freiwilliger Basis geleistet.

Die Bedeutung der genauen Erfassung von Überstunden

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist eine genaue Abrechnung der Überstunden sehr wichtig. Hier sind einige Gründe, warum das unnötig ist:

Gerechte Vergütung

Überstunden sind zusätzliche Arbeit, die die Arbeitnehmer leisten, und sollten daher angemessen vergütet werden. Der Arbeitgeber kann die geleistete Mehrarbeit angemessen vergüten, wenn eine genaue Abrechnung der Überstunden vorliegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Arbeitnehmer fair behandelt werden. 

Arbeitszeitmanagement

Arbeitgeber können ihren Verwaltungsaufwand effektiver gestalten, indem sie die Überstunden genau erfassen. Sie können genauer abschätzen, wie viel zusätzliche Zeit benötigt wird und ob die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich ist. Dies trägt zu einer besseren Organisation der Arbeitsabläufe bei und kann die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens steigern.

Arbeitnehmerzufriedenheit

Die korrekte Erfassung von Überstunden signalisiert den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit und ihr Engagement wertgeschätzt werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, wenn Überstunden korrekt erfasst und angemessen vergütet werden. Dies kann sich positiv auf die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, das Engagement und die Arbeitsmoral auswirken.

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Methoden zur Erfassung von Überstunden

Je nach den internen Richtlinien und Systemen des jeweiligen Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, Überstunden genau zu erfassen. Hier sind einige gängige Techniken zur Ermittlung von Überstunden:

Stempeluhren oder Zeiterfassungssysteme

Viele Unternehmen verwenden Stempeluhren oder moderne Zeiterfassungssysteme, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Diese Systeme erfassen die Anfangs- und Endzeiten der Arbeit sowie alle Unterbrechungen. 

Durch den Einsatz solcher Systeme können Überstunden automatisch ermittelt werden, indem die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und der regulären Arbeitszeit berechnet wird.

Manuelle Zeiterfassung

In einigen Unternehmen werden Überstunden manuell erfasst und auf Stundenzetteln oder Exceltabellen eingetragen. Die Mitarbeiter sind für ihre eigene Arbeitszeit verantwortlich, einschließlich der geleisteten Überstunden. Um sicherzustellen, dass die Angaben korrekt sind, bedarf es jedoch einer gewissen Sorgfalt und Präzision.

Vertrauensbasierte Systeme

In einigen Betrieben basiert die Messung von Überstunden auf Vertrauen und Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier werden die Überstunden nicht immer erfasst, sondern es wird erwartet, dass die Arbeitnehmer ihre zusätzliche Arbeitszeit selbständig melden und aufzeichnen. Dies setzt eine intensive Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen zwischen den Parteien voraus.

Lohnabrechnung & Überstunden – Die digitale Personalakte macht es einfach!

Die Lohnabrechnung inklusive Überstunden ist ein sensibles Thema. Für ein positives Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Verhältnis sollte die zusätzliche Arbeitszeit exakt erfasst werden. An dieser Stelle ist es von großer Relevanz, diese Aufgabe in fähige Hände zu legen. Dadurch ersparen sich Unternehmen eine Menge Zeit und einige Arbeitsschritte. 

Dank der digitalen Personalakte der Lohnfabrik kann präzise nachvollzogen werden, wann welcher Mitarbeiter wie viele Überstunden geleistet hat. Zudem können die Überstunden auf der Lohnabrechnung aufgeführt werden. 

Durch diesen Full-Service werden alle Mitarbeiterdaten erfasst: von persönlichen Informationen über Krankheitstage bis hin zu Lohn- und Steuerinformationen. Infolgedessen werden alle Überstunden direkt und übersichtlich archiviert. 

Diese digitale Verwaltung ermöglicht es, alle Daten sicher an einem Ort zu speichern. Demnach werden die zusätzlichen Stunden auf der Lohnabrechnung berücksichtigt. 

Die digitale Personalakte gewährleistet: 

• optimale Arbeitsabläufe
• hohe Sicherheit 
• einheitliche Richtlinien für die HR-Abteilung 
• Kosteneffizienz 

Zudem wird auf Papierakten verzichtet. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch besonders nachhaltig. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile. 

Auf der Lohnabrechnung Überstunden aufführen – Mit der Lohnfabrik kein Problem 

Die Lohnfabrik bietet Unternehmen aus allen Branchen einen exzellenten Full-Service bei der Erstellung und Verwaltung der Personalakte. Dadurch können Unternehmer und Mitarbeiter des HR immer auf alle Informationen zugreifen. Der Service umfasst dabei:

• die Erstanlage der Mitarbeitenden 
• das Führen der digitalen Personalakte
• den Abruf der eAU-Daten 
• eine Anbindung der Arbeitszeiterfassung 

Digitale Zeiterfassung für Lohnabrechnung & Überstunden: Weitere Effekte für das Unternehmen 

Transparenz

Eine genaue Abrechnung der Überstunden mittels digitaler Zeiterfassung schafft Transparenz und ermöglicht es sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern, den Überblick über ihre Arbeitstage zu behalten. Auf diese Weise können mögliche Probleme oder Fehler vermieden werden. Alle Parteien haben eine klare Vorstellung von der geleisteten Arbeitszeit.

Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung

Das Risiko von Fehlern wird durch die genaue Erfassung von Überstunden auf der Lohnabrechnung erheblich reduziert. Die exakte Dokumentation mithilfe der digitalen Zeiterfassung ermöglicht die Erstellung genauer Lohn- und Gehaltsberechnungen, was zu einem reibungslosen und fehlerfreien Berechnungsprozess führt.

Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und -vorschriften

Um die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze und -vorschriften zu gewährleisten, ist eine genaue Überstundenabrechnung unerlässlich. Ein genaues Verständnis ermöglicht es den Arbeitgebern, sich an diese Vorschriften zu halten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Effektives Ressourcenmanagement

Wenn die Überstunden genau erfasst werden, können die Unternehmen ihre Ressourcen effizient planen und verwalten. Arbeitgeber können besser einschätzen, ob es notwendig ist, mehr Personal einzustellen oder die Arbeitspläne anzupassen.

Arbeitszeitregulierung und Work-Life-Balance

Eine genaue Messung der Überstunden unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und hilft bei der Regulierung der Arbeitszeiten. Arbeitgeber können dank der digitalen Personalakte überwachen, ob Arbeitnehmer übermäßig viele Überstunden leisten. Dies bietet die Möglichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, um arbeitsbedingten Stress abzubauen und eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wo stehen meine Überstunden?

Die Informationen über die geleisteten Überstunden kann sich ein Arbeitnehmer bei der Personalabteilung einholen. Diese werden in der Regel in der Personalakte erfasst und gegebenenfalls archiviert.

Wie müssen Überstunden dokumentiert werden?

Früher wurden Überstunden mittels Stundenzettel oder Stechuhr dokumentiert. Allerdings haben sich heute moderne und digitale Zeiterfassungssysteme durchgesetzt.

Sind Überstunden bei einem Gehalt abgegolten?

Oftmals sind Überstunden mit einem Gehalt abgegolten und es findet keine separate Vergütung jener Überstunden statt. Die genaue Regelung hängt von den Arbeitsverträgen und den geltenden Gesetzen ab. Unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit eines Freizeitausgleichs für geleistete Überstunden.