Neue Mitarbeiter anmelden – das musst du beachten

Ein erfolgreiches, wachsendes Unternehmen braucht nach und nach auch Zuwachs im Team. Wir zeigen dir, was du beachten musst, wenn du neue Mitarbeiter anmelden möchtest.

Eine ordnungsgemäße Anmeldung von Arbeitnehmern ist ein wichtiger Prozess für Arbeitgeber. Sie ist unerlässlich, um die Kontrolle über die Arbeitnehmerdaten, die Lohnsteuer und andere damit verbundenen Fragen zu behalten. 

Bevor du mit dem Prozess beginnst, ist es wichtig, alle Aspekte einer ordnungsgemäßen Arbeitnehmer Registrierung zu verstehen, um sie zu erleichtern. Wir von der Lohnfabrik erklären dir alle dazugehörigen Schritte.

Notwendige Unterlagen des Mitarbeiters einholen

Um deinen neuen Arbeitnehmer ordnungsgemäß anmelden zu können, muss dieser folgende Unterlagen vorlegen:

• Arbeitserlaubnis ( bei Arbeitnehmern außerhalb der EU)
• Sozialversicherungsausweis
• Steueridentifikationsnummer
• Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse 
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• Gegebenenfalls einen Schwerbehindertenausweis
• Gegebenenfalls Nachweis der Elternschaft

Sobald du alle Dokumente erhalten hast, kannst du mit dem nächsten Schritt zur Anmeldung fortfahren.

Anmeldung bei der Sozialversicherung

In Deutschland ist es grundsätzlich gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Arbeitnehmer in der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert sein müssen. 

Wenn du neue Mitarbeiter einstellst, musst du laut Gesetz außerdem folgende Meldungen durchführen: 

• Anmeldung
• Abmeldung
• Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• sonstige Entgeltmeldungen

Ihr Arbeitnehmer muss ihnen vorher eine Bescheinigung zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse vorlegen. Denn die zieht die Beiträge zur Sozialversicherung ein. Setze dich am besten mit der Krankenkasse des Arbeitnehmers in Verbindung, um ihn dort direkt anzumelden. 

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, deine Mitarbeiter direkt anzumelden. Je nach Branche muss die Anmeldung sofort erfolgen. Also spätestens am ersten Arbeitstag deines Mitarbeiters. 

Die Sofortmeldung musst du unter anderem dringend bei folgenden Branchen beachten:

• Gaststätten – und Beherbergungsgewerbe
• Baugewerbe
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions – und Transportunternehmen
• Betriebe der Fleischwirtschaft
• Forstwirtschaft

Anmeldung beim Finanzamt

In den meisten Ländern ist es für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, neue Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden zu müssen. Dafür gibt es zahlreiche wichtige Vorteile und Gründe.

Einhaltung der Rechtsvorschriften

Arbeitgeber sind verpflichtet, alle geltenden Einkommenssteuern und sonstigen Steuern, die von ihren Arbeitnehmern zu entrichten sind, abzuführen. Durch die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters beim Finanzamt stellt der Arbeitgeber sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Verstöße gegen die Steuergesetze vermieden werden.

Korrekte Abrechnung

Durch die Anmeldung des Arbeitnehmers beim Finanzamt wird sichergestellt, dass alle relevanten Steuern und Verpflichtungen rechtzeitig berechnet und abgeführt werden.

Vermeiden von Strafen

Arbeitgeber, die das Gesetz missachten oder ihre Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß anmelden, laufen Gefahr, mit hohen Geldstrafen, rechtlichen Schritten und anderen finanziellen Sanktionen konfrontiert zu werden.

Korrekte Besteuerung

Durch die Anmeldung wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer korrekt identifiziert und unter seiner Steueridentifikationsnummer besteuert wird. Die Finanzabteilung kann die Steuererklärungen an die Arbeitnehmer versenden und sicherstellen, dass der richtige Steuerbetrag eingezogen wird.

Schutz der Arbeitnehmer

Durch die Registrierung beim Finanzamt wird auch ein wirksamer Rechtsschutz für Arbeitnehmer gewährleistet. Arbeitnehmer können beispielsweise bei arbeitsbedingten Krankheiten, Unfällen oder Arbeitslosigkeit berechtigte Ansprüche auf Leistungen wie Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Mietversicherung geltend machen.

Ausnahme Minijobber

Die Anmeldung eines Minijobs durch den Arbeitgeber ist unkompliziert und einfach. Bei dieser Beschäftigungsform gibt es einige Unterschiede, die bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers beachtet werden sollten. 

Minijobber musst du nicht beim Finanzamt oder bei der Krankenkasse anmelden. Hier besteht lediglich eine Meldepflicht bei der Minijob-Zentrale, die als Melde- und Anlaufstelle für geringfügige Beschäftigte da ist. Hier ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS) Träger.

Aber auch sie sind trotzdem sozialversicherungspflichtig für dich als Arbeitgeber. Die Minijob-Zentrale stellt dafür einen persönlichen Fragebogen zur Verfügung. Diesen kannst du auf der Internetseite der Meldestelle kostenlos herunterladen.

Minijobberinnen und Minijobber müssen sich spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung mit der ersten Lohnabrechnung anmelden.

Anschließende Verfahren

Sobald der gesamte Papierkram erledigt ist, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle notwendigen nächsten Schritte unternommen werden, wie z. B. die Einrichtung der direkten Einzahlung von Gehaltsschecks und die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Lohnbuchhaltungssystem des Unternehmens. 

Es kann ein schwieriger und zeitaufwändiger Prozess sein, neue Mitarbeiter komplett anmelden zu müssen. Dennoch ist eine ordnungsgemäße Anmeldung gesetzesgemäß unerlässlich. 

Lass dich von unserem Team dabei unterstützen! 

Überlasse dem Team von der Lohnfabrik die Anmeldung deiner Mitarbeiter

Wir von der Lohnfabrik bieten dir einen umfassenden Service rund um die Einstellung deiner neuen Mitarbeiter.

Unser erfahrenes Team sorgt dafür, dass jeder deiner Mitarbeiter schnell und effizient registriert wird, damit er so bald wie möglich seinen Beitrag zu deinem Unternehmen leisten kann!

Wir übernehmen die Beantragung der Steueridentifikationsnummer, die Anmeldung deiner Mitarbeiter beim Sozialversicherungsamt und alles, was zum Onboarding Prozess dazu gehört. 

Du kannst dich voll und ganz auf unsere Erfahrung und unser Fachwissen verlassen und sicher gehen, dass wir deine Mitarbeiter ordnungsgemäß anmelden! Wir bieten umfassende Lösungen, die es dir ermöglichen, den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Onboarding von Mitarbeitern zu reduzieren, damit du dich ganz auf das Kerngeschäft deines Unternehmens konzentrieren kannst.  

Tritt noch heute mit uns in Kontakt, und profitiere von den umfassenden Leistungen der Lohnfabrik!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie melde ich einen Mitarbeiter an?

Um einen neuen Mitarbeiter anmelden zu können, brauchst du zunächst bestimmte Unterlagen von deinem Mitarbeiter. Dazu gehören unter anderem der Sozialversicherungsausweis, die Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse sowie eine Arbeitserlaubnis. 

Anschließend kannst du deinen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung sowie beim Finanzamt anmelden. Die Lohnfabrik zeigt dir, wie es funktioniert!

Wo muss ich meine Mitarbeiter überall anmelden?

Stellst du neue Mitarbeiter ein, müssen diese bei der Sozialversicherung sowie beim Finanzamt angemeldet werden. Je nachdem in welcher Branche du tätig bist, musst du eine sogenannte Sofortmeldung erstatten. Lese in unserem Blogbeitrag schnell und einfach nach, was du genau beachten musst!

Wann muss man einen Mitarbeiter anmelden?

In der Regel musst du Mitarbeiter sofort anmelden. Das heißt, sofort nach Aufnahme der Beschäftigung vom Arbeitgeber. Der Arbeitgeber muss innerhalb eines bestimmten Zeitfensters, das je nach Region unterschiedlich ist, alle erforderlichen Anmeldungen bei den zuständigen Behörden und Organisationen vornehmen. 

Die meisten Länder verlangen außerdem, dass die Unternehmen regelmäßig Meldungen abgeben, damit keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verloren gehen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie sich bei der Personalverwaltung an die lokalen Gesetze halten.

Was passiert wenn man Mitarbeiter nicht angemeldet?

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter unverzüglich anmelden. Wird es versäumt, diese vollständig bei den zuständigen Organisationen zu tun, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Den betroffenen Arbeitnehmern kann zunächst der Zugang zu bestimmten Sozialleistungen verwehrt werden, da es ohne eine gültige Anmeldung nicht möglich ist, ihren Anspruch zu gewährleisten. 

In den meisten Fällen muss der Arbeitgeber auch Strafen für unregelmäßiges Melde- und Empfangsverhalten zahlen. Aus diesem Grund ist es für die Unternehmen unerlässlich, dafür zu sorgen, dass sich alle Arbeitnehmer rechtzeitig und vollständig anmelden.