Pflegeunterstützungs- und – entlastungsgesetz im Überblick

Das am 26. Mai 2023 vom Bundestag verabschiedete Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) tritt nun ab dem 01. Juli 2023 in Kraft. Ziel der Reform ist es, Leistungsverbesserungen sowohl für die Betroffenen als auch die pflegenden Angehörigen zu schaffen. 

Zudem soll die soziale Pflegeversicherung stabilisiert und optimierte Arbeitsbedingungen zur Entlastung des Pflegepersonals geschaffen werden. Durch die neuen Beitragssätze gehen auch umfangreiche Änderungen für Arbeitnehmer sowie für Arbeitgeber und für Abrechnungsstellen einher. 

Die Reform der Pflegeversicherung hat einen enormen gesamtgesellschaftlichen Einfluss und betrifft Dich daher unmittelbar. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Dir, welche Konsequenzen das PUEG nach sich zieht und was dies für die Lohnbuchhaltung bedeutet.

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Der Beitrag zur Pflegeversicherung erhöht sich ab dem 01. Juli 2023

Im Rahmen des PUEG erhöht sich der Beitragssatz zur Pflegeversicherung in einem ersten Schritt um 0,35 Prozent auf insgesamt 4 Prozent. Das Bundesverfassungsgericht (BVG) hat hierzu entschieden, dass Eltern entsprechend der Anzahl ihrer Kinder entlastet werden. 

Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeberanteil mit 1,7 Prozent festgeschrieben ist. Er bleibt somit statisch und ist nicht an die Anzahl der Kinder oder andere Faktoren gebunden. Infolgedessen zahlen Kinderlose ab dem 01. Juli 2023 einen Beitrag von 2,3 Prozent (4 Prozent AG-Anteil)  in die Pflegeversicherung ein. 

Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz: Diese Beiträge zahlen Eltern 

Durch die Reform des PUEG wird das bisherige Merkmal “Elterneigenschaft” durch eine Ganzzahl zwischen 1 und 5 abgelöst. Diese steht für die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren. Das gilt sowohl für leibliche Kinder als auch für Zöglinge. Diese Änderung nimmt großen Einfluss auf die prozentuale Entlastung pro Kind. 

Zunächst werden Eltern, die mindestens ein oder mehr “Kinder” im Sinne des PUEG haben, lebenslang um 0,6 Prozent entlastet. Bei Ehegatten oder Lebenspartnerschaften gelten die Nachlässe für jeden Elternteil in gleicher Weise. Sie zahlen demnach ab dem 01. Juli 2023 dauerhaft einen reduzierten Beitrag von 1,7 Prozent. 

Dabei ist das Alter des Kindes bzw. der Kinder für das erste Kind nicht von Belang. Die Entlastung steigt ab dem zweiten bis zum fünften Kind, dass das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, prozentual an. 

Der Beitrag reduziert sich somit um jeweils weitere 0,25 Prozent pro Kind. Folglich ergeben sich hier unterschiedliche Beitragslasten, die in der folgenden Aufzählung präzise dargestellt werden: 

• Eltern mit zwei Kindern zahlen 1,45 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. Kind 0,25%)

• Eltern mit drei Kindern zahlen 1,2 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. + 3. Kind 0,5%)

• Eltern mit vier Kindern zahlen 0,95 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. bis 4. Kind 0,75%)

• Eltern mit fünf Kindern zahlen 0,70 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. bis 5. Kind 1%)

Ab dem sechsten Kind gibt es keine Verringerung der Beitragslast. Hier bleibt der PUEG Beitrag bei 0,70 Prozent. Allerdings ist es notwendig, dass sämtliche Kinder, also ggf. auch über das fünfte Kind hinaus, mit Namen und Geburtsdatum erfasst werden. 

Dies hat folgenden Grund: Sollte ein Kind bspw. aufgrund der Altersgrenze wegfallen, kann ein anderes Kind (z.B. das sechste Kind) in diese Lücke hineinrutschen. So bleibt der Beitrag weiterhin bei 0,70 Prozent. 

Das erste Kind nimmt jedoch einen Sonderstatus ein. Es ist die einzig unveränderbare Konstante, wenn es um die Bestimmung des Beitragssatzes geht. Auch nach dem absolvierten 25. Lebensjahr oder einer Veränderung der Verwandtschaftsverhältnisse repräsentiert das Kind das bisherige Merkmal der Elternschaft. 

Daher bleibt es dauerhaft Teil der Rechnung. Darüber hinaus werden verstorbene Kinder bis zum Erreichen eines fiktiven 25. Lebensjahres immer miteinbezogen. 

Des Weiteren können Kinder, die in Pflege genommen wurden, unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls gezählt werden. Jedoch sollten sich die Arbeitnehmenden in diesem Szenario immer bei der Krankenkasse erkundigen.

Die Relevanz der neuen Beitragssätze für die Lohnbuchhaltung

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz nimmt unweigerlich großen Einfluss auf die Lohnbuchhaltung. Die neuen Beitragssätze müssen somit z.B. auf der Lohnabrechnung in jedem Fall berücksichtigt werden. Dies ist für die meisten Arbeitgeber eine schwer bewältigende Herausforderung. 

Es gibt viele Formalien und Fristen, die eingehalten werden müssen. Dabei den Überblick zu behalten fällt nicht leicht. Wir von der Lohnfabrik helfen Unternehmen dabei, alle neuen Beitragssätze zu erfassen und eine einwandfreie Lohnabrechnung zu erstellen. 

Das bundeseinheitliche Formular zur Erfassung der Anzahl der Kinder

Damit die Reform des Pflegeunterstützungs- und -entlastungssgesetzes bestmöglich umgesetzt werden kann, ist es notwendig alle Informationen über die Kinder genau zu erfassen. Daher gilt für die Ermittlung der Anzahl der Kinder vom 01. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 ein vereinfachtes Erhebungsverfahren. 

Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat zu diesem Zweck ein bundeseinheitliches Formular herausgegeben. Dieses Formular muss von allen betroffenen Arbeitnehmenden ausgefüllt werden. 

Als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Lohnbuchhaltung wird die Lohnfabrik dieses Formular sofort in der Nextcloud für Dich bereitstellen. Dort findest du bereits alle anderen wichtigen Formulare. 

Wir von der Lohnfabrik können keine anderen Formen der Mitteilung akzeptieren, da diese aus verfahrenstechnischen Gründen nicht berücksichtigt werden können. Des Weiteren sind Arbeitgebende und Abrechnungsstellen nicht dazu verpflichtet, den Wahrheitsgehalt der Angaben im Formular in irgendeiner Weise zu prüfen. 

Monatliche elektronische Rückmeldung der Krankenkassen an die Abrechnungsstelle ab 2. Quartal 2025 

Da es sich um ein vereinfachtes Erhebungsverfahren handelt, sind vorerst keine spezifischen Nachweise, wie etwa eine Geburtsurkunde bis zum 30. Juni 2025 erforderlich. 

Der Gesetzgeber sieht vor, im 2. Quartal 2025 das Formular mit einer monatlichen elektronischen Rückmeldung der Krankenkassen an die Abrechnungsstelle abzulösen. 

Bevor diese Umstellung in Kraft tritt, bleibt das vereinfachte Verfahren über das Formular bestehen. Da die Lohnfarbik auf digitale Prozesse und Abläufe setzt wird, werden wir Unternehmen auch im Rahmen der PUEG Reform dauerhaft unterstützen. 

Darum sollten Arbeitnehmer das Formular sofort einreichen

Die Entlastungen für Eltern im Rahmen des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes sind sehr attraktiv. Jedoch ist es unerlässlich, alle Formalitäten gewissenhaft zu erfüllen. 

Dies ist bereits in der Gesetzesbegründung zum §55 Abs.3 SGB VI verankert: “Mitglieder mit Kindern können nur dann in den Genuss der Beitragsabschläge kommen, wenn der beitragsabführenden Stelle die Anzahl der Kinder sowie ihr Alter bekannt sind“. 

Folglich sind die Arbeitnehmenden dazu verpflichtet, das entsprechende Formular ordnungsgemäß auszufüllen, wenn sie diese Beitragsvergünstigungen in Anspruch nehmen wollen. Zudem ist es notwendig, den Arbeitgeber über mögliche Änderungen wie etwa die Geburt eines Kindes zeitnah zu informieren. 

Diese Personen müssen kein Formular einreichen

Personen die keine Pflegeversicherungsbeiträge zahlen sind nicht dazu verpflichtet, das Formular für die Anzahl der Kinder auszufüllen. Das betrifft z.B. Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Werkstudenten usw.

Allerdings empfiehlt die Lohnfabrik allen Arbeitgebern, das Formular von allen Beschäftigten anzufordern. Dadurch werden Prozesse bereits im Vorfeld vereinfacht. Sollte bspw. ein Minijobber durch Überschreiten der Verdienstgrenze in eine Teilzeitbeschäftigung rutschen, ist es notwendig, dass das entsprechende Formular bereits vorliegt, um komplexe Vorgänge in der Lohnbuchhaltung zu vereinfachen. 

Verspätet eingereichte Formulare: Das sind die Konsequenzen

Sollte der Arbeitnehmende das Formular erst verspätet einreichen, greift ein rückwirkender Korrekturanspruch. Das bedeutet, dass bis zur Einführung der digitalen Rückmeldung durch die Krankenkasse im Jahr 2025 die Entgeltabrechnungen und die Beitragsnachweise sowie sämtliche Abschlussunterlagen zu berichtigen sind. 

Infolgedessen liegt der Aufwand wieder im Aufgabenbereich des Arbeitgebers und der Abrechnungsstelle bzw. der Lohnfabrik. Erfolgt die Korrektur mit mehr als einer Abrechnungsperiode verspätet, wird der Korrekturaufwand von der Lohnfabrik nach zeitlichem Aufwand berechnet.

Wir haben als beitragsmeldende Stelle das Recht, die Form der Mitteilung vorzugeben. In Anbetracht dessen haben wir uns dazu entschieden, die Form der Mitteilung ausschließlich auf das Einreichen des bundeseinheitlichen Formulars des BDA zu beschränken. 

Dadurch können wir einen standardisierten Prozess implementieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand minimieren. Hierfür wurde eine Karenzzeit bis Ende des 3. Quartals 2023 angesetzt. Dies gibt uns Zeit, die Abläufe intern zu etablieren. Daher findest du das Formular in Kürze unter dem Namen “PUEG_Selbstauskunft.pdf” im Vorlagenordner der NextCloud. 

Die neue Steuerformel im Rahmen des PUEG 

Mit der Einführung des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes zum 01. Juli 2023 wird gleichzeitig eine neue Steuerformel wirksam. Das hat folgenden Grund: Durch die Änderung der Höhe der Pflegeversicherungsbeiträge ist auch eine Änderung bei der Lohnsteuer erforderlich. 

Dieser Umstand ist für die Lohnbuchhaltung von großer Relevanz. Eine Änderung bei der Steuerformel hat direkte Auswirkungen auf die Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Zugleich nimmt sie unmittelbar Einfluss auf die zu bescheinigenden Entgelte in verschiedenen Entgeltmeldungen und Lohnabrechnungen. 

Allerdings tritt die neue Steuerformel erst ab dem 01. Juli 2023 in Kraft. Es besteht darüber hinaus kein Korrekturanspruch für Bescheinigungen, die vor dem 01. Juli für Zeiträume ab dem 01. Juli oder später erstellt wurden. 

Die Lohnfabrik unterstützt Arbeitgeber auch in der Übergangszeit bei allen Anliegen rund um das PUEG

Es wird noch einige Wochen dauern, bis alle Verfahren und Bescheinigungen im Rahmen des PUEG vollständig digital ablaufen können. Um die Entwicklung voranzutreiben, arbeiten die entsprechenden Softwarehersteller unter Hochdruck an adäquaten Lösungen. 

Aus diesem Grund gilt auch eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2023. Innerhalb dieses Zeitraums sind sowohl Bescheinigungen nach altem sowie nach neuem Muster gültig. 

Die Lohnfabrik hilft Unternehmen auch in der Übergangsphase dabei, alle Abläufe rund um das Thema Lohnbuchhaltung zu koordinieren. Das ist insbesondere bei der Kommunikation mit den zuständigen Krankenkassen unerlässlich. 

Hier besteht die Gefahr, dass einige die gesetzliche Frist nicht akzeptieren werden. Sollte es zu diesem Szenario kommen kümmert sich die Lohnfabrik vollumfänglich um die Klärung dieser Angelegenheit. 

Dadurch können sich Arbeitgeber entspannt zurücklehnen, da wir die Situation mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise ohne Probleme regeln werden. 

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, möchten wir bitten, dass auf dem bundeseinheitlichen Formular auch die Namen der Kinder eingetragen sind. Dies ist im Gegensatz zur Anzahl der Kinder oder dem Geburtsdatum nicht verpflichtet, würde uns aber bei der Verwaltung helfen. 

Andernfalls werden wir die Kindernamen als “K1” bis “K5” entsprechend der Empfehlung des BDA hinterlegen. Des Weiteren ist unbedingt darauf zu achten, dass die jeweiligen Geburtsdaten korrekt angegeben werden. Dadurch kann die Lohnfabik die Lohnabrechnung ohne Fehler und mit höchster Effizienz durchführen. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ändert sich ab Juli in der Pflege?

Zum 01. Juli 2023 werden die Beitragssätze im Rahmen des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes nach Kinderanzahl differenziert und angepasst. Eltern zahlen dann 0,6 Beitragspunkte weniger als Kinderlose, wobei die Beitragslast ab jedem weiteren Kind prozentual gesenkt wird.

Wie beeinflusst das PUEG die Lohnbuchhaltung?

Das PUEG nimmt direkten Einfluss auf wesentliche Faktoren der Lohnbuchhaltung. Die neuen Beitragssätze gehen mit einer Änderung der Lohnsteuer einher, was zu einem neuen Verwaltungsaufwand für Abrechnungstellen führt.

Welches Formular muss zur Erfassung der Kinder eingereicht werden?

Um Anspruch auf die Beitragsentlastung zu erheben, müssen Eltern ab dem 01. Juli 2023 das bundesweite Formular zur Ermittlung der Kinder ausfüllen. Dieses vereinfachte Erhebungsverfahren dient als Übergangslösung, da ab dem 2. Quartal eine monatliche elektronische Rückerstattung der Krankenkassen implementiert werden soll.