Die Versteuerung

Versteuerung nach Lohnsteuermerkmalen (ELStAM), pauschale Versteuerung, Minijobsteuer, Haupt- und Nebenbeschäftigung. Wie hängt das alles zusammen? Was ist richtig und was ist falsch?

Sicher wirst Du Dich schon das eine oder andere Mal gefragt haben, was das mit den unterschiedlichen Arten der Versteuerungsmöglichkeiten auf sich hat. Wo ist welche Versteuerung möglich und was ist in welcher Situation sinnvoll. Versuchen wir einmal diesen Wirrwarr etwas aufzulösen.

Beginnen wir, um uns diesem Thema zu nähern, einmal mit einem Grundsatz und etwas Geschichte, um ein Verständnis zu schaffen. Das Regelverfahren bei der Versteuerung Deiner Arbeitnehmenden ist immer die Versteuerung nach den Lohnsteuermerkmalen. Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich dazu auch der Begriff „Versteuerung nach Lohnsteuerkarte“ gehalten, obwohl die Lohnsteuerkarte bereits im Jahre 2010 abgeschafft und ab 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt wurde und es heute „Versteuerung nach Lohnsteuermerkmalen“ heißt.

Bis einschließlich 2010 erhielten die Arbeitnehmenden einmal pro Jahr von Ihrer Stadt und Gemeinde eine Lohnsteuerkarte per Post, die anschließend beim Arbeitgebenden abzugeben war. Neben der Steuerklasse befanden sich auf dieser Karte auch die Anzahl der Kindefreibeträge, die Konfession sowie eventuelle Freibeträge, die der Arbeitgebende von dieser Karte ablas und in die Entgeltabrechnung übernahm.

Solange das Arbeitsverhältnis bestand, verblieb die Karte im Original stets beim Arbeitgebenden, denn nur das Original der Karte berechtigte den Arbeitgebenden die Werte, die auf der Karte abgedruckt waren, zu verwenden. Kopien waren ausdrücklich verboten. Hatte ein Arbeitnehmender mehr als einen Job, konnte er bei seiner Stadt oder Gemeinde weitere Steuerkarten beantragen, die dann aber alle auf die Steuerklasse 6 und damit den höchsten Steuerabzug ausgestellt waren.

Bereits zur damaligen Zeit wurde der Begriff der „guten Lohnsteuermerkmale“ geprägt, der nichts anderes meinte, wie die Lohnsteuermerkmale nach den Steuerklasse 1 bis 5, die sich nur auf der ersten Steuerkarte befanden und die geringste Steuerlast für die Arbeitnehmenden nach sich zog.

2013 wurde dann endlich das elektronische Verfahren eingeführt und der Begriff der „Lohnsteuerkarte“ wurde durch den Begriff „ELStAM“ (Elektronische Lohnsteuer Abzugs Merkmale) ersetzt. Grundsätzlich ist das aber das Gleiche. Rein technisch nennt der Arbeitnehmende dem Arbeitgebenden seine 11stellige SteuerID, anhand derer der Arbeitgebende dann das Arbeitsverhältnis beim Finanzamt anmelden kann. Damit weiß dann das Finanzamt, dass dieser Arbeitnehmende bei diesem Arbeitgebenden arbeitet und seit wann und meldet dem Arbeitgebenden die entsprechenden Steuermerkmale zurück.

Zugleich gibt der Arbeitgebende bei der Anmeldung auch an, ob er der Hauptarbeitgeber oder ein Nebenarbeitgeber ist. Diese Angabe ist nichts anderes wie früher die erste Lohnsteuerkarte mit den „guten Lohnsteuermerkmalen“ (Hauptarbeitgeber) und die weiteren Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse 6 (Nebenarbeitgeber). Es kann immer nur einen Hauptarbeitgeber geben, alle weiteren Arbeitgebenden sind automatisch „Nebenarbeitgeber“. Manchmal wird das auch in Personalerfassungsbögen als „Hauptbeschäftigung“ bzw. „Nebenbeschäftigung“ abgefragt, das ist aber exakt das Gleiche.

Dieser Frage nach der Hauptbeschäftigung kommt eine besondere Bedeutung zu. Macht ein Arbeitnehmender bei einem weiteren Job, bei dem es sich um eine Nebenbeschäftigung handelt, auch die Angabe „Hauptbeschäftigung“ werden dem bisherigen Hauptarbeitgebenden die „guten Steuermerkmale“ weggenommen und diesem Arbeitgebenden wird die Steuerklasse 6 zurückgemeldet.

Das ist immer dann OK, wenn der Arbeitnehmende den Arbeitgebenden komplett gewechselt hat und der alte Arbeitgebende die notwendige Abmeldung (also das Ende der Beschäftigung) noch nicht an das Finanzamt gemeldet hat. Manchmal gibt es hier Verzögerungen, wenn der alte Arbeitgebende mehr Zeit für die Abrechnung und Abmeldung benötigt, die aber oft völlig normal sind. Da von dem alten Arbeitgebenden zukünftig kein Lohn mehr gezahlt wird, ist die Steuerklasse 6 dort kein Problem. Ist die neue Beschäftigung jedoch nur ein zusätzlicher Nebenjob, hat diese falsche Angabe unter Umständen eine fatale Wirkung, da bei dem alten Arbeitgebenden dann die Steuerklasse 6 zu den maximalen, steuerlichen Abzügen führt.

Dann wird es aufwändig, da der neue Arbeitgebende, der sich fälschlicherweise als „Hauptarbeitgeber“ gesetzt hat, diese Anmeldung stornieren muss und der „alte“ Arbeitgebende den Arbeitnehmenden erneut anzumelden hat, um erneut die „guten Steuermerkmale“ zu erhalten. Die Erfahrung zeigt, dass die Arbeitnehmenden recht häufig das Ankreuzfeld „Hauptarbeitgeber“ im Personalerfassungsbogen markieren, da sie sich der Tragweite dieses unscheinbaren Markierfeldes nicht bewusst sind. Diese falsche Markierung ist sehr häufig die Ursache für nicht unerheblichen Ärger mit den Arbeitnehmenden, die das Verfahren oftmals nicht verstehen und Dir die Schuld an einer Sache geben, bei der Du in der Regel nichts falsch gemacht hast.

Auch in Gastromatic findest Du diese Angabe zum Hauptarbeitgeber. Sei also vorsichtig, wenn Du weißt, dass es sich um einen Nebenjob handelt und frage bitte in Zweifelsfällen nochmals nach, ob es sich bei Dir als Arbeitgebendem tatsächlich um die Hauptbeschäftigung handelt.

Das Gleiche, nur in die andere Richtung, ist passiert, wenn bei einem Deiner Arbeitnehmenden, der bei Dir den Hauptjob ausübt, plötzlich die Steuerklasse 6 erscheint. Dann hat in aller Regel ein anderer Arbeitgebender eine Anmeldung mit dem Merkmal „Hauptarbeitgeber“ vorgenommen und Dir somit die guten Merkmale weggenommen. Auch hier müssen Du und der andere Arbeitgebende tätig werden, um das ggf. wieder zu korrigieren. Macht man nichts und lässt es einfach laufen, ist die zu viel einbehaltene Steuer natürlich nicht verloren, es dauert aber bis zur Steuererklärung im Folgejahr, bis der Arbeitnehmende die Steuer wieder vom Finanzamt erstattet bekommt.

Aber auch wenn es sich um einen Minijob oder eine kurzfristige Beschäftigung, also um eine eher typische Nebenbeschäftigung handelt, kannst Du für die Versteuerung die ELStAM abrufen, wenn Du absolut sicher bist, dass der Arbeitnehmende keine Hauptbeschäftigung hat und der Arbeitnehmende dem Abruf der Merkmale ausdrücklich zustimmt. Das macht jedoch nur Sinn, wenn mit der Rückmeldung von Steuerklasse 1 bis 4 gerechnet werden kann, da nur dann in der Regel keine oder nur eine sehr geringe Lohnsteuer anfallen wird.

Damit es bei einem Minijob (oder auch 520€ Job genannt) und auch bei kurzfristigen Beschäftigungen nicht zu dauernden Konflikten mit den Lohnsteuermerkmalen kommt, hat sich der Gesetzgeber für diese Art der Beschäftigung eine einfache, alternative Möglichkeit einfallen lassen. Diese alternative Möglichkeit heißt „Pauschalversteuerung“. Damit ist gemeint, dass auf den Verdienst eine pauschal Steuer erhoben wird, die nichts mit den Steuermerkmalen des Arbeitnehmenden zu tun hat.

Bei den Minijobs beträgt diese pauschale Steuer in der Regel 2% vom Verdienst. Im Standard trägst Du als Arbeitgebender diese geringe Steuer und führst sie zusammen mit den übrigen Abgaben für den Minijob ab. Es ist zwar üblich, dass Du als Arbeitgebender die geringe Steuer übernimmst, es ist aber auch zulässig, dass Du die 2% Minijobsteuer auf Deine Arbeitnehmenden abwälzt, Dein Minijobber also diese Steuer abgezogen bekommt.

Bei den Minijobs gibt es hinsichtlich der Steuer zwei Besonderheiten. Während normale Steuern, auch die pauschalen Steuern, stets an das Finanzamt gezahlt werden, wird die Minijobsteuer an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See (auch „Minijobzentrale“ genannt) abgeführt. Das findet seinen Ursprung im Jahr 2003 mit der Einführung der Minijobs in der heutigen Form. Damals wollte der Gesetzgeber, dass die „Knappschaft“ wieder etwas Arbeit bekommt. Da es immer weniger Bergleute („Knappen“, daher „Knappschaft“) gab, deren Rentenversicherungen dort verwaltet werden, gab es dort eine Unterbeschäftigung, die mit der Gründung der „Minijobzentrale“ ausgeglichen wurde.

Die zweite Besonderheit bei den Minijobs greift immer dann, wenn die Person, die den Minijob ausübt, nicht der Rentenversicherungspflicht unterliegt. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn diese Person „verbeamtet“ oder hauptberuflich selbstständig ist. Dann sparst Du Dir als Arbeitgebender zwar die pauschalen 15% Rentenversicherungsbeiträge, gleichzeitig erhöht sich aber die Minijobsteuer von 2% auf 20%.

Auch diese pauschalen 20% darfst Du selbstverständlich auf den Arbeitnehmenden abwälzen. Ist die betreffende Person aber hauptberuflich selbstständig, solltest Du unbedingt prüfen, ob es nicht günstiger sein könnte, statt der 20% Pauschalsteuer auf die Lohnsteuermerkmale zurückzugreifen, weil die Steuermerkmale der Person vielleicht nicht anderweitig benötigt werden. Das muss man aber zuvor im Einzelfall sorgfältig prüfen. Wenn Du einen solchen, recht seltenen Fall hast, sprich mit uns, bevor Du etwas unternimmst.

Eine weitere Beschäftigungsform, bei der Du zur pauschalen Steuer greifen kannst, ist die kurzfristige Beschäftigung, egal ob nach der 70-Tage-Regel oder der 3-Monats-Regel. Die Höhe der pauschalen Steuer ist bei dieser Gruppe auf 25% festgelegt. Du zahlst hier zwar keine Abgaben zur Sozialversicherung, dafür aber eine relativ hohe pauschale Steuer. Bei dieser Form der Beschäftigung könnte es sich daher lohnen, zu prüfen, ob Du mit einer Versteuerung mit den Lohnsteuermerkmalen nicht günstiger fährst. Dies würde aber auch hier voraussetzen, dass die Steuermerkmale (ELStAM) nicht im Rahmen einer anderen Beschäftigung vergeben sind. Die kurzfristige Beschäftigung kenn aber noch weitere Begrenzungen, daher kommt sie nicht so häufig zur Anwendung.

Vorstehend haben wir Dir einmal die grundsätzlichen Formen der Versteuerung erklärt, die auf den gesamten regulären Arbeitslohn (=Grundlohn) angewandt werden können. Völlig unabhängig davon, können bestimmte Lohnbestandteile einzeln einer Pauschalsteuer unterzogen werden oder auch komplett steuerfrei sein, wie die Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN). Zahlst Du zum Beispiel einen Fahrtkostenzuschuss, wird dieser mit 15% der pauschalen Steuer unterzogen. Dies gilt unabhängig davon, wie die Beschäftigung selbst mit dem Stundenlohn, Festlohn oder Gehalt versteuert wird.

Um es zu verdeutlichen; Zahlst Du den genannten Fahrtkostenzuschuss an einen Minijobbenden, dessen eigentlicher Lohn der 2%igen Pauschalsteuer unterliegt, wird der Fahrtkostenzuschuss unabhängig davon mit 15% der Pauschalsteuer unterzogen. Einen solchen Fahrkostenzuschuss kannst

Du nicht der 2%igen Pauschalversteuerung wie bei dem Stundenlohn unterziehen, dafür rechnet der Fahrtkostenzuschuss aber auch nicht in die Verdienstgrenze bei einem Minijobber hinein.

Auch das Abwälzen der 15%igen Pauschalsteuer des Fahrkostenzuschusses auf den Arbeitnehmenden ist nicht zulässig. Diese Pauschalsteuern zahlt immer der Arbeitgebende. Aauch diesen Fahrtkostenzuschuss dürftest Du grundsätzlich der Regelversteuerung (ELStAM) unterziehen, was jedoch eine unkluge Entscheidung wäre, da dann auch Sozialversicherungsbeiträge von über 40% darauf anfallen würden. Deshalb wird dies so nicht gemacht und man bleibt bei der viel günstigeren, pauschalen Versteuerung.

Es gibt also Versteuerungsarten die auf die Beschäftigungsform als solche angewendet werden, das haben wir Dir in diesem Artikel einmal verdeutlicht. Es gibt aber auch einzelne Lohnbestandteile, wie den als Beispiel genannten Fahrtkostenzuschuss, der für sich einer anderen Versteuerungsart mit durchaus eignen Regeln unterliegt.

Bevor Du nun sagst, dass wir noch etwas vergessen haben, noch die Anmerkung, dass bei einer Pauschalversteuerung auf die pauschale Steuer fast immer noch der pauschale Solidaritätszuschlag von 5,5% (des Steuerbetrages) und die pauschale Kirchensteuer in Höhe von 8 bis 9% (des Steuerbetrages, je nach Bundesland) hinzukommen. Wenn also zum Beispiel von einer 15%igen Pauschalversteuerung gesprochen wird, liegt die tatsächliche Belastung später bei bis zu 17,18%. „Fast immer“ bedeutet, dass der Soli und die Kirchensteuer bei der 2%igen Minijobsteuer nicht hinzukommen.

Ganz schön komplex, die Sache mit den Steuern. Aber wenn Du Dir merkst, dass ein Beschäftigungsverhältnis mit seinem Grundlohn immer der Regelversteuerung nach den ELStAM unterliegt und bei Minijobs mit 2% und kurzfristigen Beschäftigungen mit 25% zwei mögliche Ausnahmen vorliegen, dann hast Du das Grundprinzip verstanden und darauf kommt es an beim Verklickern.