Onboarding bei der Lohnfarbik – unkompliziert & effizient
Ein Wechsel des Payroll Providers ist für die meisten grundsätzlich wechselwilligen Kunden ein mit vielen rationalen oder irrational besetzten Ängsten und Befürchtungen besetzter Prozess. Dies kommt auch nicht von ungefähr, denn schließlich weiß man ja nicht, was nun geschieht und wagt einen Schritt, der den Personalbereich und damit den Kernbereich des Unternehmens berührt.
Wir von der Lohnfabrik wissen um diese Sorgen und haben durch klar gegliederte Prozesse aus diesem Vorgang einen strukturierten, effizienten und unkomplizierten Ablauf entwickelt, der dich sicher durch das Onboarding führt. Schon nach kürzester Zeit wirst du feststellen, dass wir nichts dem Zufall überlassen und so gut wie jede gefühlte Besonderheit und nahezu jedes unlösbar scheinende Problem von uns zu einer effizienten Lösung geführt wird. Damit werden sich deine Befürchtungen in kürzester Zeit in Wohlgefallen auflösen.
Während der ersten Zeit wirst du von deinem persönlichen Onboarding Manager betreut, der von einem ganzen Onboarding-Team unterstützt wird und dir für die erste Zeit als zentraler Ansprechpartner über alle Hürden hilft. Alle bisherigen Vorgänge deines bisherigen Abrechners werden gründlich analysiert, so weit als möglich automatisiert und bei Bedarf zugleich optimiert.
Wir informieren wir dich ausführlich über alle Schritte, da wir eine klare Timeline haben. Die Abläufe werden Punkt für Punkt erläutert und wir zeigen dir, welche Unterlagen du uns bis zu welchem Datum bereitstellen musst. Damit aber nicht genug, sagen wir Dir natürlich auch, wo du die Informationen und Unterlagen erhalten kannst oder übernehmen bei Bedarf auch gerne die direkte Kommunikation mit deiner bisherigen Abrechnungsstelle.
Innerhalb des Wechselmonats gewährleistet das Onboarding-Team der Lohnfabrik einen schnellen und unkomplizierten Übergang, bei dem alle Aspekte fachgerecht beachtet werden, um dir eine optimale und professionelle Dienstleistung zu bieten.
Lege deine Lohnbuchhaltung in die sicheren Hände unserer Experten. Kontaktiere uns hier schnell und unkompliziert.
Wie läuft Wechselmonat mit der Lohnfabrik ab? So einfach und entspannt wie nur möglich!
Manche Abrechnungsstellen behaupten, dass der Wechsel zu einem anderen Dienstleister kompliziert und intransparent sei. Wir zeigen dir, dass es nicht so ist, und erklären dir wie der Wechselmonat bei der Lohnfabrik abläuft.
Sobald der Dienstleistungsvertrag unterzeichnet und der feste Startmonat vereinbart wurde, wird sich ein Sachbearbeiter aus dem Onboarding-Team der Lohnfabrik bei dir melden. Die Kontaktaufnahme erfolgt Mitte des Vormonats vor dem eigentlichen Wechselmonat.
Bei diesem Gespräch erwartet dich folgendes:
1. Vorstellung der Lohnfabrik
2. Terminierung des Expert*innengesprächs 2.0
3. Erklärung des genauen Ablaufs des Wechselmonats
4. Besprechung der Lohnlaufvariante (Ein oder mehrere Lohnläufe, Abrechnungszeitpunkt, ggf. Abschlagszahlungen, Vormonatsabschluss, versetzte Zeitwirtschaft, uvm.)
Im Anschluss an das Gespräch erhältst du eine umfangreiche Neukunden-E-Mail. In dieser erklären wir dir, welche Daten wir benötigen (Mandantenstammblatt, die letzten Abrechnungen, die Abmeldungen bei der Sozialversicherung, ausgefüllter Neukundenfragebogen, Lohnkonten der aktiven Mitarbeiter). Du bekommst zudem die Zugangsdaten zu unserer NextCloud-Speicherlösung.
Im nächsten Schritt musst du die benötigten Übergangsunterlagen, die in der Mail aufgelistet wurden, in der NextCloud ablegen. Hierfür besprechen wir ein Zeitfenster, das dir genügend Zeit lässt die Unterlagen zu beschaffen, falls du nicht direkt darüber verfügst. Wie schon erwähnt, können wir diesen Schritt oftmals auch direkt mit deiner bisherigen Abrechnungsstelle ganz oder in Teilen für dich übernehmen.
Zwischen dem 10. und dem 20. des Wechselmonats findet dann das Expertengespräch 2.0 statt. In diesem Gespräch besprechen wir gemeinsam deine Übergangsunterlagen. Darüber hinaus überprüfen wir im Speziellen die Abrechnungsunterlagen auf ihre Richtigkeit. Danach erklären wir dir die Nutzung der NextCloud. Sie ist der zentrale Kommunikationskanal für den Dateiaustausch. Sämtliche personenbezogenen Daten dürfen ausschließlich über die NextCloud bereitgestellt werden.
Bevor erstmals der Lohnlauf durchgeführt wird, nimmt die Lohnfabrik Kontakt mit deiner Finanzbuchhaltung auf und stimmt den Kontenrahmen ab. Sofern gewünscht, erhält sie einen eigenen NextCloud-Ordner, indem die Lohnfabrik nach Monatsabschluss die Buchungsunterlagen bereitstellt und die Finanzbuchhaltung entsprechend informiert.
Sollte es zu Unklarheiten hinsichtlich einzelner Themen kommen, die wir miteinander nicht klären können, nimmt die Lohnfabrik (sofern gewünscht) auch an diesem Punkt gerne direkten Kontakt mit deiner bisherigen Abrechnungsstelle auf. Du brauchst also keine Angst zu haben eine Frage einmal nicht beantworten zu können.
Bei der Erstellung der ersten Entgeltabrechnungen vergleicht die Lohnfabrik die erstellten Entgeltabrechnungen mit den Entgeltabrechnungen des Vormonats. Somit werden sämtliche Feinheiten (wie Übergangsbereich, Elterneigenschaft, Anzahl Kinder, etc.) herausgearbeitet.
Noch nie war Onboarding so stressfrei
Die Lohnfabrik verfügt über einen effizienten Timetable. Dank unserer Routine mit monatlich 10 oder mehr Onboardings gestalten wir dein persönliches Onboarding so angenehm und unkompliziert wie möglich. Sobald alle Schritte während des Wechselmonats abgeschlossen sind, kannst du dich entspannt zurücklehnen.
Bei uns ist deine Lohnbuchhaltung in sicheren und erfahrenen Händen, sodass du und deine Mitarbeiter euch schnell euren Kernkompetenzen widmen könnt.
Du hast noch weitere Fragen zum Thema Onboarding und Lohnbuchhaltung? Dann kontaktiere uns. Wir helfen dir gerne dabei, alle Anliegen zu klären.
Finde heraus, ob die Lohnfabrik das richtige für dich ist.
Wir gehen deinen Herausforderungen gemeinsam auf den Grund. Damit du gleich erkennst, ob Lohnfabrik das richtige Tool für dich ist. Ohne Umwege und ohne Zeit zu vergeuden.