Die Lohnabrechnung – Alle Details im Blick

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dieses umfasst alle Lohnbestandteile und wird in einem monatlichen Rhythmus an die Mitarbeitenden ausgehändigt.

Die Lohnabrechnung dient dazu, den Arbeitnehmenden genau aufzuzeigen, aus welchen Lohnbestandteilen sich das Entgelt zusammensetzt und welche Summe vom Bruttogehalt tatsächlich ausgezahlt wird. In der Lohnabrechnung finden sich dazu alle Informationen:

  • Höhe des Monatslohn
  • Etwaige Zuschläge
  • Zulagen
  • Abzüge durch Lohnsteuer & Sozialabgaben
  • sonstige Vergütungen oder Vorschüsse. 

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung für die Arbeitnehmenden auszustellen. Durch die Aufschlüsselung der verschiedenen Posten können die Mitarbeitenden die Auszahlung für einen bestimmten Zeitraum besser verstehen und nachvollziehen. 

Wir von der Lohnfabrik bieten dir einen transparenten Überblick über alle wichtigen Aspekte der Lohnabrechnung & Lohnbuchhaltung.

Der Unterschied zwischen der Lohn- und der Gehaltsabrechnung

Um zu verstehen, was die Lohnabrechnung eigentlich ist, sollte man zuerst den Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung klären. Viele Menschen verwenden diese beiden Begriffe als Synonym, obwohl sie zwei verschiedene Arten der Entlohnung repräsentieren. 

 

Beim Lohn wird die Bezahlung der Mitarbeitenden auf Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden berechnet. Dabei kann der Endbetrag, den sie monatlich leisten, je nach Anzahl der erbrachten Stunden variieren. 

 

Beim Gehalt verhält es sich anders. Hier handelt es sich um eine feste Summe, die den Mitarbeitenden, unabhängig von den geleisteten Stunden, jeden Monat gezahlt wird. 

 

Die Bezahlung wird in der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung (englisch: Payroll) dokumentiert. Ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt, wird im Hauptteil unter dem Begriff “Brutto-Bezüge” vermerkt. 

 

Dies ist wichtig für die Berechnung der Steuern und Sozialabgaben. Der wesentliche Unterschied zwischen der Lohnabrechnung und der Gehaltsabrechnung liegt also darin, wie das Brutto-Entgelt ermittelt wird. Beim Lohn basiert es auf den erbrachten Arbeitsstunden, während das Gehalt eine feste monatliche Summe darstellt.

Intern oder extern:
So wird die Lohnabrechnung erstellt

Die Lohnabrechnung kann entweder intern oder extern erstellt werden. Wenn ein Unternehmen die Lohnbuchhaltung selbst durchführt, ist dafür meistens die Personalabteilung zuständig. 

Für eine externe Lohnabrechnung sind hingegen Lohnbüros, Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister wie die Lohnfabrik verantwortlich. 

Die externe Lohnabrechnung hat viele Vorteile. Zum einen entlastet sie das Unternehmen von der Verantwortung, alle Aspekte der Lohnabrechnung intern zu bewältigen. Externe Fachleute verfügen über das spezifische Fachwissen und die Expertise, um die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen. 

Sie verfügen über automatisierte und digitalisierte Systeme, um alle Stammlohndaten präzise zu erfassen. Dadurch werden Fehler nachhaltig minimiert. Darüber hinaus sind sie mit allen gesetzlichen Bestimmungen und Steuervorschriften vertraut und behalten deren laufende Entwicklung immer im Blick. 

So gewährleisten bspw. die Experten der Lohnfabrik, dass alle rechtlichen Anforderungen bei der Erstellung der Lohnabrechnung erfüllt und alle relevanten Steuern und Abgaben ordnungsgemäß berücksichtigt werden. 

Des Weiteren ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern auch eine größere Unabhängigkeit und Neutralität bei der Lohnabrechnung. Sie liefern somit objektive und in der Regel fehlerfreie Ergebnisse. 

Da die Lohnabrechnung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, rentiert es sich für nahezu alle Unternehmen, diese Aufgabe an professionelle Anbieter wie die Lohnfabrik abzugeben. 

Dadurch können Zeit und Ressourcen eingespart werden. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich infolgedessen wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und die Lohnabrechnung in die Hände erfahrener Experten legen. 

Insgesamt bietet die externe Lohnabrechnung eine effiziente, professionelle und rechtlich konforme Abwicklung der Lohnabrechnung, wodurch das Unternehmen entlastet wird und mögliche Fehler oder Probleme minimiert werden können.

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Die gesetzlichen Vorgaben zur Lohnabrechnung: Das steht drin

Gemäß § 108 der Gewerbeordnung gibt es gesetzliche Vorgaben zur Lohnabrechnung. 

Diese besagen, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, bei Zahlung des Arbeitsentgelts den Arbeitnehmenden eine Abrechnung in schriftlicher Form zukommen zu lassen. 

Die Lohnabrechnung muss bestimmte Informationen enthalten, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Hier sind die wesentlichen Angaben, die in einer Abrechnung stehen müssen:

Abrechnungszeitraum:

Es muss klar angegeben werden, für welchen Zeitraum die Abrechnung erfolgt.

Personaldaten:

Die persönlichen Daten der Arbeitnehmenden müssen aufgeführt sein. Dazu zählen u.a. das Geburtsdatum, sowie der Name, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer.

Bruttolohn:

Der Bruttobetrag, also der Betrag, den der Arbeitnehmer vor Abzügen erhält, muss angegeben werden. Dies beinhaltet das Grundgehalt sowie eventuelle Zuschläge, Prämien oder Sonderzahlungen.

Abzüge:

Alle Abzüge vom Bruttogehalt müssen transparent aufgeführt sein. Dazu gehören die Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung), Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und gegebenenfalls andere Abzüge wie betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen oder Gewerkschaftsbeiträge.

Nettoentgelt:

Das Nettoentgelt, das der Arbeitnehmer nach Abzug aller Steuern und Abgaben erhält, muss in der Lohnabrechnung aufgeführt werden.

Arbeitsstunden:

Wenn der Arbeitnehmer nach Arbeitsstunden bezahlt wird, muss die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für den Abrechnungszeitraum angegeben sein.

Sonstige Vergütungen und Abrechnungsposten:

Alle weiteren Vergütungen wie Überstundenzuschläge, Prämien, Zulagen oder Vorschüsse sollten separat aufgeführt werden.

Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung bietet Transparenz und ermöglicht es dem Arbeitnehmer, die Auszahlungen nachzuvollziehen und ihre Korrektheit zu überprüfen.

Fristen bei der Lohnabrechnung 

Für die Lohnabrechnung gelten klare Fristen, an die sich der Arbeitgeber in jedem Fall halten muss. Der Unternehmer ist dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmenden bis zum 15. des Folgemonats die Lohnabrechnung auszuhändigen und ihnen das Gehalt bzw. den Lohn zum vertraglich festgelegten Zeitpunkt zu überweisen. 

Des Weiteren muss der Arbeitgeber neben den Fristen zur Lohnabrechnung noch weitere Fristen wie bspw. gegenüber der Sozialversicherung oder dem Finanzamt einhalten. Die Spezialisten der Lohnfabrik haben alle Termine für die Lohnabrechnung im Blick und unterstützen Unternehmer dabei, die Lohnbuchhaltung fehlerfrei abzuwickeln.

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Fehler bei der Lohnabrechnung

Bei vielen Unternehmen schleichen sich immer wieder Fehler bei der Lohnabrechnung ein. Dies hat meistens die folgenden Ursachen:

Schlechte Kommunikation & fehlende Konzepte und Systeme

Eine schlechte Kommunikation sowie ein nicht durchdachtes Konzept oder veraltete Systeme zur Datenerfassung führen dazu, dass häufig Fehler entstehen. Es werden häufig unklare Absprachen zwischen den Verantwortlichen getroffen und die Daten für die Lohnabrechnung falsch übertragen. 

Zudem müssen Steuerberater und Lohnabrechner alle Informationen mühsam zusammentragen, wobei es oftmals an aktualisierten Personaldaten mangelt. Dies führt unweigerlich zu Fehlern.

Manuelle Fehler bei der Datenübertragung:

Viele Unternehmen verwenden keine digitalisierten Verfahren, um alle Informationen für die Lohnabrechnung zusammenzutragen. Häufig wird noch mit Excel-Tabellen gearbeitet. Infolgedessen müssen viele Daten manuell übertragen werden. Dabei entsteht ein hohes Fehlerpotenzial.

Arbeitnehmer geben bei Fehlern kein Feedback

Die Arbeitnehmenden melden dem Arbeitgeber häufig nicht, wenn es zu Ungereimtheiten auf der Lohnabrechnung kommt. Sollte er bspw. einen höheren Auszahlungsbetrag als sonst erhalten, wird der Arbeitnehmer dies in den meisten Fällen nicht mitteilen.

Mangelnde Kompetenz bei der Lohnbuchhaltung

Oftmals ist nur ein einziger Lohnbuchhalter für den gesamten Prozess verantwortlich. Dies führt unweigerlich zu Fehlern bei der Abrechnungserstellung. Zudem verliert der Verantwortliche im Rahmen der laufenden gesetzlichen Änderungen häufig den Überblick.

Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden

Fehler auf der Lohnabrechnung sind ärgerlich, können jedoch mit klaren Prozessen einfach und nachhaltig vermieden werden. Es rentiert sich für alle Unternehmen, ihre Lohnabrechnung in professionelle Hände zu legen. Die Lohnfabrik setzt auf eine vollkommen digitale Lohnbuchhaltung mit effizienten Prozessen. . 

Das bedeutet, dass alle Stammlohndaten jeden Monat elektronisch übertragen werden. Dadurch senkt sich die Fehlerquote auf ein Minimum! Somit können sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf die Korrektheit der Lohnabrechnung verlassen und es kommt darüber hinaus zu keinen Problemen mit der Sozialversicherung oder dem zuständigen Finanzamt. 

Falsche Lohnabrechnung: Ein Beispiel 

Wie verhält es sich, wenn eine falsche Lohnabrechnung korrigiert werden muss? 

Hier gibt es unterschiedliche Fristen, die zu berücksichtigen sind. Um dies zu veranschaulichen dient folgendes Szenario: 

Ein Mitarbeiter bekommt einen Dienstwagen gestellt und bekommt 1 % des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil auf seiner Lohnabrechnung angesetzt. Der Bruttolistenpreis wird in den seltensten Fällen als solcher auf einem Dokument des Autoherstellers ausgewiesen und sollte somit vom Arbeitgeber aktiv angefragt werden. Durch fehlerhafte interne Kommunikation kann es nun dazu kommen, dass ein falscher Bruttolistenpreis (z.B. 40.000 €) als Basis für die 1 % Regelung angesetzt wird. 

Für Steuer und Sozialabgaben werden nun auf Basis der 400 Euro (1 Prozent des Bruttolistenpreises) Lohnsteuer und Sozialbeiträge berechnet. Dabei zahlt der Arbeitnehmer die Steuer, während die Sozialabgaben durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam getragen werden. 

Sollte im Rahmen einer Betriebsprüfung dann auffallen, dass der Dienstwagen einen Bruttolistenpreis von 50.000 Euro statt der 40.000 Euro hat, hätten seit der Überlassung des Dienstfahrzeugs folglich 100 Euro mehr angesetzt werden müssen. 

Daraus lässt sich ableiten, dass der Arbeitnehmer seit dem Zeitpunkt der Dienstwagenüberlassung ein um 100 € zu niedriges Entgelt versteuert und verbeitragt hat.  Für die Korrektur dieser Fehler gibt es nun mehrere Fristen. 

Der Arbeitgeber hat hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge nur die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen der letzten drei Monate zu korrigieren. Das heißt, der Arbeitgeber kann z.B. im Lohnlauf Juni für die letzten drei Monate den geldwerten Vorteil von 400 Euro auf 500 Euro hochsetzen. Die entstandene Überzahlung für den Arbeitnehmer wird im laufenden Abrechnungsmonat zum Abzug gebracht. Eine Korrektur über die drei letzten Abrechnungsmonate hinaus ist im Normalfall nicht möglich.  

Bei der Steuer gibt es eine Rückforderungsfrist von drei Jahren. Dort kann die gezahlte Lohnsteuer des Arbeitnehmers (Lohnsteuer = Weiterleitung der Beträge, die der Arbeitnehmer an das Finanzamt zahlen muss) rückwirkend für die letzten drei Jahre korrigiert und das Geld vom Mitarbeiter eingefordert werden.  

Eine übliche Vorgehensweise beim Feststellen von Fehlern in der Lohnabrechnung, im Rahmen einer Betriebsprüfung, ist das Begleichen der Beitragslast sowie der Mahngebühren und Säumniszuschläge ausschließlich durch den Arbeitgeber. Eine rückwirkende Korrektur der Lohnabrechnungen über Jahresgrenzen hinweg steht aufgrund der notwendigen Korrekturen der Jahresarbeiten, in den meisten Fällen in keinem vernünftigen Verhältnis. 

Die perfekte Lohnabrechnung – nur mit der Lohnfabrik 

Die Lohnfabrik weiß worauf es ankommt und setzt daher auf eine vollkommen digitale Lohnbuchhaltung und einen einheitlichen Weg der Kundenkommunikation. Um eine einwandfreie Lohnabrechnung zu erstellen, arbeiten unsere Experten nach dem Insel-Prinzip. 

 

Dabei werden sämtliche Aufgabenbereiche der Lohnbuchhaltung von einzelnen Spezialteams betreut. Das bedeutet, dass u.a. die Abrechnungserstellung, die Betreuung von Betriebsprüfungen, das Bescheinigungswesen sowie die Arbeitsvertragsgestaltung und die Bereitstellung der Buchhaltungsunterlagen von jeweils eigens zuständigen Spezialteams verwaltet und koordiniert werden. 

 

Im Gegensatz zur internen Lohnbuchhaltung, wo sich ein einzelner Lohnbuchhalter um das gesamte Themengebiet Lohn und Gehalt kümmert, erhalten Unternehmen bei uns die geballte Kompetenz unserer fachkundigen Mitarbeiter. 

 

Worauf wartest du noch? Bei der Lohnfabrik erhältst du einen persönlichen Ansprechpartner, der die direkte Abrechnungserstellung und die Kommunikation mit den Ämtern, Kassen und den internen Spezialteams für dich übernimmt. Leg deine Lohnabrechnung in professionelle Hände!