Betriebsprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsalltags und grundsätzlich verpflichtend. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen. 

Als Unternehmen ist es unerlässlich, sich regelmäßig diesen Prüfungen der deutschen Rentenversicherung und des Finanzamtes zu unterziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle finanziellen und rechtlichen Verpflichtungen erfüllt werden. Oftmals findet die Prüfung vor Ort statt. 

Betriebsprüfungen sind für viele Unternehmen bereits ein bekanntes Terrain. Das Jahr 2023 bringt jedoch eine bedeutende Neuerung mit sich: die Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).

Diese Innovation zielt darauf ab, den Prüfungsprozess effizienter, genauer und zeitgemäßer zu gestalten. Unternehmen und Prüfer können gleichermaßen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Es ist wichtig, sich frühzeitig mit den Anforderungen der euBP vertraut zu machen und sich vorzubereiten.

Kernaspekte der euBp (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung): Ein Überblick

In Deutschland sind hauptsächlich das Finanzamt und die Träger der Sozialversicherungen für Betriebsprüfungen zuständig. Diese agieren unabhängig voneinander. 

Deutsche Rentenversicherung und andere Sozialversicherungsträger: Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen.

Prüfungsschwerpunkte:

• Korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung)
• Überprüfung der Meldungen zur Sozialversicherung
• Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse 
• Kontrolle der Einhaltung des Mindestlohngesetzes

Die Revolution der Betriebsprüfung: Elektronische Unterstützung ab 2023

Traditionelle Prüfungen wurden oft papiergebunden und manuell durchgeführt. Die euBP ermöglicht eine detailliertere, schnellere und präzisere Überprüfung der Unternehmensunterlagen.

Dabei werden die übermittelten Daten elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt. 

Dies bedeutet, dass Fehler oder Unregelmäßigkeiten mit höherer Wahrscheinlichkeit entdeckt werden können. Für Unternehmen bringt dies sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. 

Einerseits können sie von effizienteren Prüfungsprozessen profitieren. Andererseits müssen sie sicherstellen, dass ihre digitalen Systeme und Prozesse den Anforderungen der euBP entsprechen. 

Es ist notwendig, sich frühzeitig mit den spezifischen Anforderungen der elektronischen Betriebsprüfung vertraut zu machen. Infolgedessen müssen notwendige Anpassungen im Unternehmen vorgenommen werden, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

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Besonderheiten bei der Betriebsprüfung: Unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse im Fokus

Die Betriebsprüfung berücksichtigt die Vielfalt der Beschäftigungsverhältnisse und deren spezifische Regelungen. Es ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich der Unterschiede und Besonderheiten bewusst zu sein. Sie müssen sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Häufige Stolpersteine: Fehler in der Betriebsprüfung und ihre Folgen

In der Betriebsprüfung lauern zahlreiche Fallstricke, die Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Einige der häufigsten Fehlerquellen sind z.B. die falsche Eingruppierung von Studenten und Minijobbern. Ein solcher Fehler kann dazu führen, dass zu viel oder zu wenig Beiträge gezahlt wurden. 

Durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung werden Fehler schneller gefunden, wodurch korrekte Abrechnung und Dokumentation noch wichtiger werden. Es ist daher für Unternehmen unerlässlich, sich intensiv auf die Prüfung vorzubereiten und alle erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten.

Vorbereitung ist der Schlüssel: Optimale Strategien für die Betriebsprüfung

Durch eine sorgfältige Vorbereitung können Unternehmen den Prüfungsprozess reibungslos durchlaufen. Das Bewusstsein für die spezifischen Anforderungen der Betriebsprüfung verhindert dabei unerwartete Überraschungen.

✅Relevante Unterlagen bereithalten

✅Laufende Betriebsprüfung

✅Anpassung an digitale Anforderungen

✅Prüfungsintervalle im Blick behalten

✅Beziehung zu Prüfern pflegen

Erfolgreiche euBP mit der Lohnfabrik

Die Betriebsprüfung, insbesondere als euBP, stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Doch trotz der Komplexität und der potenziellen Risiken, die mit Fehlern verbunden sind, gibt es Unterstützung. 

Die Lohnfabrik bietet spezialisierte Dienstleistungen im Bereich der Betriebsprüfung an. Diese helfen Unternehmen dabei, sich optimal auf die Prüfung vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. 

Mit ihrer Expertise und ihrem Know-how kann die Lohnfabrik den Druck von Unternehmen nehmen. Sie gibt ihnen die Sicherheit, dass sie bei der nächsten Betriebsprüfung bestens aufgestellt sind. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist die euBP?

Die euBP steht für „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“. Ab 2023 ist die Teilnahme an der euBP in der EU verpflichtend. Sie ermöglicht die elektronische Übermittlung der Daten an den zuständigen Rentenversicherungsträger. Dadurch reduziert sich der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung.

Was prüft die Sozialversicherung bei einer Betriebsprüfung?

Die Sozialversicherung überprüft, ob Arbeitgeber die Beiträge korrekt abgeführt und an sie gemeldet haben. Insbesondere werden unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse und deren Beitragszahlungen kontrolliert.

Welche Unterlagen braucht man für eine Betriebsprüfung?

Für eine Betriebsprüfung sind alle relevanten Unternehmensdokumente erforderlich, insbesondere Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Nachweise über eine Studenteneigenschaft und einer privaten Krankenversicherung. Es ist wichtig, diese aktuell und griffbereit zu haben. Elektronische Verfahren wie die euBP können diesen Prozess optimieren.

In der Geschäftswelt ist die Betriebsprüfung ein Begriff, der bei vielen Unternehmern gemischte Gefühle hervorruft. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des deutschen Steuer- und Sozialversicherungssystems. Das Verfahren dient dazu, die Korrektheit von Unternehmensabrechnungen und -meldungen zu überprüfen. 

Einige Unternehmer betrachten sie als notwendiges Übel, das über ihren Geschäften schwebt. Andere nutzen sie, um sicherzugehen, dass ihre Geschäftspraktiken den Gesetzen entsprechen.

Unabhängig von der Perspektive ist es unbestreitbar, dass eine gründliche Kenntnis der Betriebsprüfung wichtig ist. Ihre verschiedenen Aspekte sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Grundlagen und Ziele der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung ist eine systematische Überprüfung durch das Finanzamt oder andere Behörden. Dabei wird kontrolliert, ob ein Unternehmen seine steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten korrekt erfüllt hat. 

Für Unternehmen bietet sie auch eine Chance, Klarheit über ihre steuerliche Situation zu erhalten. Dadurch lassen sich eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig klären. Es geht also nicht nur um Kontrolle, sondern auch um Transparenz und Fairness im Wirtschaftssystem.

Verschiedene Prüfverfahren: Rentenversicherung vs. Lohnsteueraußenprüfung

In der Welt der Betriebsprüfungen gibt es zwei Hauptakteure: die Rentenversicherung und das Finanzamt. Beide haben unterschiedliche Zuständigkeiten und Prüfverfahren. Die Rentenversicherung konzentriert sich auf die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen. 

Das Finanzamt hingegen führt die Lohnsteueraußenprüfung durch, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuer korrekt abgeführt wird. Obwohl beide Prüfungen ähnliche Ziele verfolgen, haben sie unterschiedliche Methoden. Es ist wichtig für Arbeitgeber, beide Prüfungen zu verstehen und sich entsprechend darauf vorzubereiten.

Alle Arten von Betriebsprüfungen auf einen Blick 

Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen. Diese variieren je nach Zuständigkeit der Behörde und dem Schwerpunkt eines bestimmten Sachverhalts. 

• Lohnsteueraußenprüfung: Diese Prüfung konzentriert sich speziell auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens. Dabei wird überprüft, ob die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer korrekt abgeführt wurden.

• Rentenversicherungsprüfung: Diese Prüfung wird von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt und konzentriert sich auf die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Unternehmen können je nach Größe, Branche und weiteren Faktoren unterschiedlichen Betriebsprüfungen unterzogen werden. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen im Rahmen einer Betriebsprüfung zu kennen. Man sollte sich entsprechend darauf vorbereiten.

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Verantwortlichkeiten und Herausforderungen für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber trägt man eine große Verantwortung. Es geht nicht nur darum, das Geschäft erfolgreich zu führen, sondern auch darum, alle gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Dies bedeutet, die richtigen Beiträge sowohl an die Sozialversicherung als auch an das Finanzamt zu zahlen. Beide Behörden treten separat bei Prüfungen auf, was den Prozess komplexer macht.

Besonders herausfordernd ist es, wenn man verschiedene Arten von Mitarbeitern beschäftigt. Zum Beispiel haben Studenten, Minijobber oder Praktikanten besondere Regelungen, die beachtet werden müssen. Fehler können hier schnell zu Nachzahlungen oder sogar Strafen führen.

Daher ist es für Arbeitgeber entscheidend, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Sie sollten sicherstellen, dass alle Meldungen und Zahlungen korrekt und pünktlich erfolgen. Nur so kann man sich vor unangenehmen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung schützen.

Besonderheiten bei unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen

Es ist entscheidend, dass Arbeitgeber die Unterschiede und Besonderheiten dieser Beschäftigungsverhältnisse kennen. Jede Gruppe hat ihre eigenen Regeln, und Fehler können zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen.

►Normalbeschäftigte Angestellte:

• Standardverfahren für Voll- und Teilzeitbeschäftigte.
• Keine speziellen Prüfverfahren.

►Studenten:

• Keine Einzahlungen in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
• Gesetzliche Arbeitszeiten: Maximal 20 Stunden pro Woche (Ausnahme der Semesterferien).
• Notwendigkeit einer Studienbescheinigung.

►Minijobber (520 Euro-Jobber):

• Besondere Sätze bei Kranken- und Rentenversicherung.
• Einkommensgrenze von 520 Euro: Überprüfung, ob diese eingehalten wird.

►Praktikanten:

• Je nach Art des Praktikums gelten unterschiedliche Regelungen.
• Wichtig ist die korrekte Einstufung und Abrechnung.

Prüfung der Lohnbestandteile: Was wird genau unter die Lupe genommen?

Die korrekte Abrechnung und Versteuerung dieser Lohnbestandteile sind entscheidend. Bei einer Betriebsprüfung werden sie genau betrachtet, um sicherzustellen, dass alles nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften abläuft.

►Grundlohn:

• Hauptkomponente des Gehalts.
• Überprüfung, ob er korrekt versteuert und verbeitragt wurde.

►Dienstwagen:

• Beliebter Vorteil für Mitarbeiter.
• Kontrolle, ob die steuerliche Behandlung korrekt erfolgte.

►Fahrgeld:

• Zusätzliche Leistung für Pendler.
• Frage: Wurde es pauschal versteuert oder gibt es Abweichungen?

Regelmäßigkeit und Orte der Betriebsprüfungen: Was Unternehmen wissen müssen

Die Betriebsprüfungen sind ein integraler Bestandteil des deutschen Steuer- und Sozialversicherungssystems. Sie dienen dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. 

Darüber hinaus bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen. Durch das Verständnis der Prüfintervalle und -orte können Unternehmen gewährleisten, dass sie immer gut vorbereitet sind. Infolgedessen kann der Prüfungsprozess so reibungslos und effizient wie möglich gestaltet werden.

►Prüfintervalle:

• Allgemeine Regel: Sowohl die Sozialversicherung als auch die Lohnsteueraußenprüfung prüfen Unternehmen in der Regel alle vier Jahre.

• Bedeutung: Diese regelmäßigen Checks helfen dabei, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu überprüfen und zu optimieren.

►Orte der Prüfung:

• Rentenversicherungsprüfung: Findet entweder direkt beim Unternehmen vor Ort statt. Kann auch bei einer externen Lohnbuchhaltung durchgeführt werden.

• Lohnsteueraußenprüfung: Wird in der Regel nicht bei dem Steuerberater durchgeführt. Häufiger Ort der Prüfung ist im Unternehmen.

►Wichtig zu wissen:

• Während die Prüfintervalle festgelegt sind, können die genauen Termine variieren. Unternehmen sollten daher immer vorbereitet sein.

• Die Wahl des Prüfungsortes kann je nach Unternehmensstruktur und -größe abweichen. Es ist wichtig, dies im Voraus zu klären, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen und Informationen verfügbar sind.

Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Ein moderner Ansatz in der Betriebskontrolle

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu jeden Aspekt unseres Lebens und unserer Arbeit beeinflusst. Dies gilt auch für die Betriebsprüfungen. Mit der Einführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, hat sich der Prüfungsprozess erheblich verändert und modernisiert.

Die euBP ist eine direkte Reaktion auf die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Buchhaltungssystemen. 

Früher waren Betriebsprüfungen hauptsächlich papiergebunden und manuell. Dieser Ansatz war zeitaufwändig und oft anfällig für menschliche Fehler. Mit der euBP können Prüfer jetzt auf elektronische Daten zugreifen und diese effizienter analysieren. 

Dies beschleunigt nicht nur den Prüfungsprozess, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Prüfungsergebnisse.

Ein weiterer Vorteil der euBP ist die Möglichkeit, große Datenmengen schnell zu überprüfen. In der Vergangenheit konnten Prüfer nur eine begrenzte Anzahl manuell überprüfen. 

Mit der euBP können sie jetzt Tausende von Transaktionen in kürzester Zeit analysieren. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, Unregelmäßigkeiten oder Fehler zu entdecken.

Trotz der offensichtlichen Vorteile der euBP gibt es auch einige Herausforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und Datenbanken mit den Anforderungen der euBP kompatibel sind. 

Dies kann Investitionen in neue Technologien oder Schulungen für Mitarbeiter erfordern. Darüber hinaus gibt es Datenschutzbedenken, da Prüfer auf sensible Unternehmensdaten zugreifen können. Es ist daher wichtig, dass sowohl die Prüfer als auch die Unternehmen strenge Datenschutzrichtlinien einhalten.

Es gibt auch Ausnahmeregelungen für die euBP. Nicht alle Unternehmen sind verpflichtet, eine elektronische Prüfung durchzuführen. Die Entscheidung, ob ein Unternehmen für eine euBP in Frage kommt, basiert auf verschiedenen Kriterien.

Darunter fallen die Größe des Unternehmens und die Art seiner Geschäftsaktivitäten.

Die Einführung der euBP ist ein bedeutender Schritt in Richtung einer effizienteren und genaueren Betriebsprüfung. Sie bietet sowohl für Prüfer als auch für Unternehmen viele Vorteile. 

Unternehmen, die sich auf die euBP vorbereiten, können den Prüfungsprozess reibungsloser gestalten und potenzielle Risiken minimieren. Es ist jedoch wichtig, sich der Herausforderungen bewusst zu sein und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.

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Vorbereitung auf die Betriebsprüfung: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Die Betriebsprüfung ist für viele Unternehmen ein beunruhigendes Ereignis. Die Vorstellung, dass externe Prüfer jeden Aspekt der Geschäftsabläufe durchleuchten, kann einschüchternd sein. 

Doch mit der richtigen Vorbereitung kann dieser Prozess reibungslos und stressfrei verlaufen. In diesem Abschnitt zeigen wir, wie sich Unternehmen optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können.

1. Kenntnis der eigenen Geschäftsabläufe

Bevor man sich auf externe Prüfer vorbereitet, ist es wichtig, das eigene Unternehmen zu kennen. Dies bedeutet, ein klares Verständnis für alle Geschäftsprozesse und Mitarbeiterstrukturen zu haben. Ein tiefer Einblick in die eigenen Abläufe ermöglicht es, potenzielle Problemstellen frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren.

2. Dokumentation ist der Schlüssel

Jedes Unternehmen sollte ein robustes System zur Dokumentation seiner Geschäftsabläufe haben. Dies beinhaltet nicht nur Arbeitsverträge, sondern auch Nachweise über eine Studenteneigenschaft, einer Privaten Krankenverischerung und andere relevante Dokumente. Bei einer Betriebsprüfung werden diese Dokumente oft im Detail geprüft. Daher ist es wichtig, dass sie aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind.

3. Zusammenarbeit mit Experten

Viele Unternehmen ziehen es vor, externe Experten, wie Steuerberater oder Rechtsanwälte, in den Prüfungsprozess einzubeziehen. Diese Experten können wertvolle Einblicke und Ratschläge geben und sicherstellen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie können auch als Vermittler zwischen dem Unternehmen und den Prüfern fungieren. Gleichzeitig helfen sie dabei, potenzielle Konflikte oder Missverständnisse zu klären.

4. Proaktive Kommunikation mit den Prüfern

Es ist immer eine gute Idee, einen offenen Dialog mit den Prüfern zu führen. Dies kann helfen, den Prüfungsprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind. Bei Unklarheiten oder Fragen sollte man diese früh klären, statt bis zum Prüfungsende zu warten.

5. Nachbereitung

Nach Abschluss der Betriebsprüfung ist es wichtig, die Ergebnisse zu analysieren und daraus zu lernen. Wenn Fehler oder Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden, sollten diese so schnell wie möglich behoben werden. Es ist auch eine gute Idee, regelmäßige interne Überprüfungen durchzuführen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen weiterhin alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist eine umfassende Aufgabe, die eine sorgfältige Planung und Aufmerksamkeit erfordert. Mit der richtigen Vorbereitung kann der Prüfungsprozess reibungslos verlaufen. Dies bietet wertvolle Einblicke in die Geschäftsabläufe des Unternehmens.

Risiken und Folgen einer Betriebsprüfung: Was Unternehmen wissen und beachten sollten

Die Betriebsprüfung ist ein integraler Bestandteil des deutschen Steuer- und Sozialversicherungssystems. Sie dient dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Für Unternehmen kann sie jedoch auch erhebliche Risiken und Folgen mit sich bringen. 

In diesem Abschnitt werden wir uns ausführlich mit den potenziellen Risiken und Folgen einer Betriebsprüfung befassen. Dabei wird erklärt, wie Unternehmen diese minimieren können.

1. Finanzielle Risiken

Das offensichtlichste Risiko einer Betriebsprüfung sind finanzielle Strafen oder Nachzahlungen. Wenn Prüfer Fehler oder Unregelmäßigkeiten in den Büchern eines Unternehmens feststellen, kann dies zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Dies gilt insbesondere, wenn die Fehler über mehrere Jahre hinweg gemacht wurden. In einigen Fällen können die Strafen so hoch sein, dass sie die finanzielle Stabilität des Unternehmens gefährden.

2. Reputationsrisiken

Neben den finanziellen Risiken kann eine Betriebsprüfung auch den Ruf eines Unternehmens schädigen. Wenn bekannt wird, dass ein Unternehmen gegen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Vorschriften verstoßen hat, kann dies problematisch sein. 

Das Vertrauen von Angestellten könnte beeinträchtigt werden. In einigen Fällen kann dies sogar zu einem Verlust der Mitarbeiter führen.

3. Langfristige Folgen

Die Folgen einer Betriebsprüfung können auch langfristig spürbar sein. Wenn beispielsweise festgestellt wird, dass ein Unternehmen über mehrere Jahre hinweg zu wenig Steuern gezahlt hat, kann dies zu höheren Steuerzahlungen in der Zukunft führen. 

4. Rechtliche Konsequenzen

In einigen Fällen können Verstöße gegen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Vorschriften auch rechtliche Konsequenzen haben. Dies kann von Geldstrafen bis hin zu strafrechtlichen Verfolgungen reichen, je nach Schwere und Absicht des Verstoßes.

Um die Risiken und Folgen einer Betriebsprüfung zu minimieren, ist es wichtig, dass Unternehmen proaktiv handeln. Dies bedeutet, stets auf dem Laufenden zu bleiben, was die gesetzlichen Anforderungen betrifft. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Geschäftsabläufe und Dokumentationen diesen Richtlinien entsprechen. Es ist auch wichtig, regelmäßige interne Überprüfungen durchzuführen und bei Bedarf externe Experten zu konsultieren.

Die Betriebsprüfung birgt sowohl Chancen als auch Risiken für Unternehmen. Mit guter Vorbereitung können Unternehmen Vorteile nutzen und Risiken minimieren.

Externe Vorbereitung auf die Betriebsprüfung: Warum Unternehmen auf Experten wie die Lohnfabrik setzen sollten

Die Betriebsprüfung ist ein komplexer und oft stressiger Prozess, der für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Die Vorbereitung auf eine solche Prüfung erfordert nicht nur ein tiefes Verständnis der eigenen Geschäftsabläufe. 

Es bedarf auch eines umfassenden Wissens über steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften. Aufgrund der Komplexität lassen immer mehr Unternehmen die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung extern erledigen. Doch warum ist das so?

1. Fachwissen und Erfahrung

Externe Dienstleister wie die Lohnfabrik verfügen über umfangreiches Fachwissen und jahrelange Erfahrung im Bereich der Betriebsprüfung. Sie wissen genau, worauf die Prüfer achten und welche Dokumente und Informationen sie benötigen. Dieses Fachwissen kann entscheidend sein, um Fehler und Unregelmäßigkeiten zu vermeiden und den Prüfungsprozess reibungslos zu gestalten.

2. Laufende Kontrollen

Die Lohnfabrik führt beispielsweise laufende Kontrollen durch, schon während der monatlichen Abrechnungserstellung. Dies stellt sicher, dass später keine Probleme auftreten und dass alle Dokumente und Informationen korrekt und aktuell sind.

3. Schutz vor unliebsamen Überraschungen

Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit externen Experten ist der Schutz vor unliebsamen Überraschungen. Die Lohnfabrik bietet beispielsweise ein Vorgehen und eine Kompetenz, die Unternehmen vor unerwarteten Problemen und Risiken schützen.

4. Effizienz und Zeitersparnis

Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung kann zeitaufwändig sein. Durch die Auslagerung dieser Aufgabe an externe Experten können Unternehmen wertvolle Zeit sparen. Diese können sie stattdessen in ihr Kerngeschäft investieren.

5. Betreuung während des gesamten Prüfungsprozesses

Die Lohnfabrik bietet nicht nur Unterstützung bei der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung, sondern auch während des gesamten Prüfungsprozesses. Dies beinhalten die Durchführung und Betreuung der Prüfung sowie die Nachbereitung und Optimierung der Abläufe für die Zukunft.

6. Persönliche Betreuung und fundierte Beratung

Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit der Lohnfabrik ist die persönliche Betreuung und fundierte Beratung, die sie bieten. Unternehmen haben einen festen Ansprechpartner, der ihnen bei allen Fragen und Anliegen zur Seite steht.

7. Risikominimierung

Fehler und Unregelmäßigkeiten bei der Betriebsprüfung können zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Risiken führen. Durch die Zusammenarbeit mit externen Experten können Unternehmen Risikofaktoren minimieren. Sie stellen zudem sicher, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Durch die Auslagerung dieser Aufgabe an externe Experten wie die Lohnfabrik können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen. Sie stellen zudem sicher, dass sie bestmöglich auf die Prüfung vorbereitet sind und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

So wird die Betriebsprüfung ein voller Erfolg 

Die Betriebsprüfung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des deutschen Steuer- und Sozialversicherungssystems. Jedoch stellt für viele Unternehmen eine erhebliche Herausforderung dar. 

Die Komplexität der Vorschriften, die Notwendigkeit einer gründlichen Vorbereitung und die potenziellen Risiken und Folgen einer Prüfung können für Unternehmen überwältigend sein. 

In diesem Abschnitt fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen, die Unternehmen im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung beachten sollten. Wir geben ihnen dabei Handlungsempfehlungen, wie sie sich am besten darauf vorbereiten können.

Wichtige Punkte zur Betriebsprüfung

• Zweck der Betriebsprüfung: Der Gesetzgeber möchte sicherstellen, dass Unternehmen ihre steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen korrekt erfüllen.

• Finanzielle und rechtliche Risiken: Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Betriebsprüfung können zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.

• Vorbereitung ist der Schlüssel: Eine gründliche Vorbereitung kann helfen, Risiken zu minimieren und den Prüfungsprozess reibungslos zu gestalten.

• Externe Expertise: Die Zusammenarbeit mit externen Experten wie der Lohnfabrik kann wertvolle Unterstützung bieten. Darüber hinaus stellt sie sicher, dass Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

• Laufende Kontrollen: Regelmäßige interne Überprüfungen und laufende Kontrollen können helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

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Handlungsempfehlungen

✅Proaktive Vorbereitung: Unternehmen sollten nicht warten, bis eine Betriebsprüfung ansteht, um sich darauf vorzubereiten. Sie sollten proaktiv handeln und sicherstellen, dass ihre Geschäftsabläufe und Dokumentationen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

✅Zusammenarbeit mit Experten: Die Zusammenarbeit mit externen Experten kann wertvolle Einblicke und Unterstützung bieten. Sie gewährleistet, dass Unternehmen bestmöglich auf die Prüfung vorbereitet sind.

✅Kontinuierliche Verbesserung: Unternehmen sollten die Ergebnisse der Betriebsprüfung nutzen, um ihre Abläufe und Kontrollen kontinuierlich zu verbessern. Dabei soll sichergestellt werden, dass sie in Zukunft keine Fehler machen.

Nutze das Angebot der Lohnfabrik

Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung kann komplex und zeitaufwändig sein. Warum also nicht die Expertise eines erfahrenen Partners wie der Lohnfabrik nutzen? 

Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Branche, einem tiefen Verständnis der gesetzlichen Anforderungen und einem umfassenden Angebot an Dienstleistungen kann die Lohnfabrik dir helfen, dich bestmöglich auf deine nächste Betriebsprüfung vorzubereiten . 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine Überprüfung der steuerlichen Unterlagen eines Unternehmens durch das Finanzamt. Sie dient der Kontrolle und Sicherstellung der korrekten Steuerabführung.

Wie geht das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vor?

Das Finanzamt prüft systematisch Buchführung, Belege und andere relevante Unterlagen. Dabei werden Unstimmigkeiten und Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben identifiziert.

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder durch die Rentenversicherung, werden steuerrelevante Dokumente, korrekte Lohnabrechnungen und Geschäftsvorgänge des Unternehmens überprüft. Ziel ist die Feststellung der korrekten Steuererklärung und -zahlung.

Welche Betriebe werden geprüft?

Grundsätzlich können alle gewerblichen und freiberuflichen Betriebe einer Außenprüfung durch das Finanzamt unterzogen werden.

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung?

Jeder Betrieb wird mindestens alle vier Jahre geprüft.

Warum lohnt sich eine externe Betriebsprüfung?

Eine externe Betriebsprüfung bietet Expertenwissen und objektive Einschätzungen. Sie hilft, Risiken zu minimieren und den Prüfungsprozess effizienter zu gestalten.

Welche Unterlagen braucht man bei einer Betriebsprüfung?

Für eine Betriebsprüfung benötigt man Buchführungsunterlagen, Nachweise und Arbeitsverträge. Diese Dokumente belegen die steuerlichen Angaben des Unternehmens.

Wird eine Betriebsprüfung angekündigt?

Ja, eine Betriebsprüfung wird in der Regel vorab vom Finanzamt/Rentenversicherung schriftlich angekündigt. Dies gibt Unternehmen Zeit, die benötigten Unterlagen vorzubereiten, bevor das Verfahren durch einen Betriebsprüfer durchgeführt wird.

Was gehört alles zur Sozialversicherung?

Zur Sozialversicherung gehören die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflege- und Unfallversicherung. Sie schützen den Einzelnen vor existenziellen Risiken.

Was ist der Unterschied zwischen Rentenversicherungsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung?

Die deutsche Rentenversicherung kontrolliert die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen. Die Lohnsteueraußenprüfung überprüft hingegen die korrekte Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber.

In Deutschland ist die Lohnsteuer ein wichtiger Bestandteil des Steuersystems, der sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber betrifft. 

Es handelt sich um eine Art von Einkommensteuer, die die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit betrifft. Diese werden direkt vom Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen und an das Finanzamt abgeführt.

In diesem Beitrag erfährst du alles rund um das Thema Lohnsteuer.

Das Grundprinzip der Lohnsteuer

Das Grundprinzip der Lohnsteuer in Deutschland ist recht einfach. Es handelt sich um eine Form der Einkommensteuer, die direkt auf das Arbeitsentgelt von Arbeitnehmern erhoben wird. 

Anders als die jährliche Einkommensteuer, die nach Ablauf des Kalenderjahres fällig wird, wird die Lohnsteuer direkt beim Arbeitgeber abgezogen.

Der Arbeitgeber behält einen bestimmten Betrag des Bruttolohns eines Arbeitnehmers ein. Im Anschluss wird er direkt dem zuständigen Finanzamt zur Verfügung gestellt.

Die Höhe der Lohnsteuer, die ein Arbeitnehmer zahlen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören die Höhe des Einkommens, die jeweilige Steuerklasse des Arbeitnehmers und eventuelle Freibeträge oder abzugsfähige Kosten. 

In Deutschland ist der Steuertarif progressiv. Das bedeutet, dass der Steuersatz mit steigendem Einkommen zunimmt. Dies hat zur Folge, dass Personen mit einem höheren Einkommen einen höheren Prozentsatz ihres Einkommens als Lohnsteuer abführen. Personen mit einem niedrigeren Einkommen zahlen einen niedrigen Anteil.

Der Hauptzweck dieses Systems besteht darin, die Steuererhebung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass das Finanzamt regelmäßige Einnahmen erhält. Dadurch muss nicht mehr auf die jährlichen oder vierteljährlichen Einkommensteuererklärungen der Bürger gewartet werden. 

Es entlastet zudem viele Arbeitnehmer von der Notwendigkeit, eine jährliche Steuererklärung abgeben zu müssen. Es reichen dennoch viele Bürger eine Einkommensteuererklärung ein, um mögliche Steuerrückzahlungen zu erhalten.

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Die verschiedenen Lohnsteuerklassen in Deutschland

In Deutschland gibt es insgesamt sechs Steuerklassen. Sie richten sich in erster Linie nach dem Familienstand der Arbeitnehmer. Die Steuerklasse hat direkten Einfluss auf die Höhe der monatlich abzuziehenden Lohnsteuer.

Steuerklasse I

• Für wen? Ledige, geschiedene Personen, Verwitwete (wenn der Ehepartner im aktuellen oder vorherigen Jahr verstorben ist). Lebenspartnerschaften nach Auflösung der Partnerschaft und Verheiratete, wenn beide dauernd getrennt leben.

• Besonderheiten: Diese Steuerklasse hat im Vergleich zu anderen Steuerklassen einen relativ hohen Steuerabzug.

Steuerklasse II

• Für wen? Alleinerziehende. Voraussetzung ist, dass sie mit mindestens einem Kind in einem Haushalt leben. Für dieses Kind muss ein Kinderfreibetrag oder Kindergeld erhalten werden.
  
• Besonderheiten: Die Steuerklasse II berücksichtigt einen Entlastungsbetrag für Alleinerziehende.

Steuerklasse III

• Für wen? Verheiratete, wenn der Ehepartner nicht arbeitet oder wenig verdient und in Steuerklasse V eingeordnet ist. Auch verwitwete Arbeitnehmer im Jahr nach dem Tod des Ehepartners kommen in diese Steuerklasse.
  
• Besonderheiten: Diese Steuerklasse ist besonders vorteilhaft hinsichtlich des Lohnsteuerabzugs. Daher eignet sie sich für den Hauptverdiener in einer Ehe.

Steuerklasse IV

• Für wen? Verheiratete Arbeitnehmer, wenn beide Ehepartner in etwa gleich viel verdienen.
  
• Besonderheiten: In dieser Steuerklasse wird beiden Ehepartnern derselbe Grundtarif angerechnet, was zu einer gleichmäßigen Verteilung der Steuerlast führt.

Steuerklasse V

• Für wen? Für den Ehepartner mit dem geringeren Einkommen, wenn der andere Ehepartner in Steuerklasse III eingestuft ist.
  
• Besonderheiten: Die Steuerklasse V hat einen höheren Lohnsteuerabzug als Steuerklasse III. Sie eignet sich daher weniger für den Hauptverdiener in einer Ehe.

Steuerklasse VI

• Für wen? Arbeitnehmer, die neben ihrem Hauptjob noch eine oder mehrere Nebentätigkeiten ausüben. Für diese Nebentätigkeiten wird Steuerklasse VI angewendet.

• Besonderheiten: Diese Steuerklasse hat den höchsten Steuerabzug, da keine Freibeträge berücksichtigt werden.

Hinweise zur Änderung der Steuerklassen 

Ehepartner haben die Möglichkeit, einmal jährlich ihre Steuerklassenkombination zu ändern, falls sie dies für steuerlich vorteilhafter halten. Eine solche Änderung kann sinnvoll sein, wenn sich zum Beispiel das Einkommen eines der Partner signifikant ändert.

Abschließend sollte erwähnt werden, dass die Wahl der Steuerklasse nur den monatlichen Lohnsteuerabzug beeinflusst. Die tatsächliche jährliche Steuerlast ist davon nicht betroffen. 

Über- oder zu wenig gezahlte Steuern werden im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung ausgeglichen. Bei Unsicherheiten oder Fragen zu den Steuerklassen ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren.

Jahresausgleich und Lohnsteuerjahresausgleich

Viele Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, nach Ende des Kalenderjahres einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Hierbei wird geprüft, ob der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres zu viel oder zu wenig Lohnsteuer bezahlt hat. Überzahlte Steuern werden zurückerstattet, zu wenig bezahlte Steuern müssen nachgezahlt werden.

Sonder- und außergewöhnliche Belastungen

Arbeitnehmer können bestimmte Ausgaben, die im Laufe des Jahres entstanden sind, von der Steuer absetzen. Hierzu zählen beispielsweise bestimmte Krankheitskosten, Kosten für die Pflege von Angehörigen oder auch außergewöhnliche Belastungen durch Schicksalsschläge.

Freibeträge

Ein Freibetrag ist ein Betrag, der vom zu versteuernden Einkommen abgezogen wird. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn regelmäßige, höhere Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen anfallen.

Elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)

Seit 2013 gibt es in Deutschland keine physische Lohnsteuerkarte mehr. Stattdessen werden die steuerlichen Daten elektronisch gespeichert und sind als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale ( ELStAM) bekannt. Arbeitgeber können diese Daten elektronisch beim Finanzamt abrufen.

Lohnsteuer und Lohnbuchhaltung 

Die Lohnsteuer ist ein integraler Bestandteil der Lohnbuchhaltung. Sie umfasst alle Prozesse und Tätigkeiten zur korrekten Erfassung von Gehältern und Löhnen. 

Die Abrechnung dieser Beträge ist ebenfalls enthalten. Dazu gehören auch die Abgaben an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt. Hier sind einige wichtige Aufgabenbereiche:

Ermittlung von Steuerklassen und -merkmalen

• Zuweisung der richtigen Steuerklasse je nach Familienstand, der steuerlichen Identifikationsnummer und weiteren Kriterien.
• Abruf der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM).

Berücksichtigung von Freibeträgen

• Prüfung und Anwendung individueller Freibeträge des Arbeitnehmers.
• Aktualisierung bei Änderungen der persönlichen Verhältnisse.

Bewertung von Sachbezügen

• Ermittlung und Bewertung von geldwerten Vorteilen, z.B. Dienstwagen.
• Berechnung der entsprechenden Lohnsteuer.

Verarbeitung von Sonderzahlungen

• Erfassung und Versteuerung von Boni, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld usw.
• Anwendung besonderer Regelungen, z.B. Fünftelregelung.

Pauschalversteuerung bestimmter Lohnbestandteile

• Anwendung von Pauschalsteuersätzen bei bestimmten Zahlungen.
• Abführung der pauschalen Lohnsteuer an das Finanzamt.

Monatliche Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

• Ermittlung der gesamten Lohnsteuerlast.
• Überweisung der Lohnsteuerbeträge an das zuständige Finanzamt.

Erstellung von Jahresmeldungen

• Zusammenstellung aller relevanten Daten für die Lohnsteuerbescheinigung.
• Übergabe der Lohnsteuerbescheinigungen an die Arbeitnehmer für ihre Einkommensteuererklärung.

Dokumentation und Aufbewahrung

• Sorgfältige Dokumentation aller lohnsteuerrelevanten Vorgänge.
• Aufbewahrung der Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

Ständige Aktualisierung und Weiterbildung

• Informieren über gesetzliche Änderungen und Neuerungen im Lohnsteuerrecht.
• Teilnahme an Schulungen oder Konsultation von Experten bei komplexen Sachverhalten.

Kommunikation mit Finanzämtern und Behörden

• Abstimmung bei Unklarheiten oder Anfragen.
• Einreichung notwendiger Anträge oder Unterlagen ans Finanzamt

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FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist die Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer ist eine Form der Einkommensteuer. Diese wird direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen und vom Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt. Sie basiert auf dem individuellen Einkommen und steuerlichen Merkmalen.

Wie berechnet man die Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer berechnet sich aus dem Bruttoarbeitslohn unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Darunter fallen z.B. Steuerklasse, Freibeträge und weitere steuerrelevanter Merkmale mittels gesetzlich festgelegter Tarife und Tabellen. Mit einem Brutto Netto Rechner kann man die Lohnsteuer einfach ermitteln.

In welcher Steuerklasse zahlt man am wenigsten Lohnsteuer?

In Steuerklasse III zahlt man in der Regel am wenigsten Lohnsteuer. Sie ist für verheiratete Arbeitnehmer mit einem Alleinverdiener oder einem gering verdienenden Partner vorgesehen.

Den Steuerberater zu wechseln mag für einige Menschen zunächst einschüchternd erscheinen. Es ist jedoch eine übliche Praxis und kein Grund zur Besorgnis. Du bist nicht allein, wenn du darüber nachdenkst, deinen Steuerberater zu wechseln! 

Im Laufe ihres Lebens wechseln viele Menschen ihren Steuerberater, sei es aufgrund von Veränderungen in ihrer Karriere, Umzug oder einfach nur, weil sie mit ihrem derzeitigen Steuerberater nicht zufrieden sind. Wir von der Lohnfabrik zeigen dir, warum es sinnvoll sein kann, den Steuerberater zu wechseln und worauf du dabei achten solltest! 

Die Anzeichen dafür, dass du deinen Steuerberater wechseln solltest

Der erste Schritt ist immer der schwierigste. Aber sobald du erkennst, dass ein Steuerberaterwechsel notwendig oder vorteilhaft ist, wird der Rest des Prozesses viel einfacher. Es gibt einige Anzeichen, die darauf hindeuten können, dass ein Wechsel angemessen ist.

Unklare Kommunikation

Wenn dein aktueller Steuerberater schwierige steuerliche Themen nicht verständlich erklärt, sollten Sie möglicherweise einen anderen Steuerberater oder ein Lohnbüro konsultieren.

Mangelnde Reaktionsfähigkeit

Wenn dein Steuerberater nicht rechtzeitig auf deine Fragen eingeht oder oft lange braucht, um auf die Anfragen zu antworten, kann dies deine finanzielle Planung beeinträchtigen.

Fehlende Expertise

Jeder Mensch und jedes Unternehmen hat individuelle steuerliche Anforderungen. Wenn dein aktueller Steuerberater keine Erfahrung oder Kenntnisse in einem speziellen Bereich hat, kann ein Wechsel zu einem Experten mit spezifischen Branchenkenntnissen eine bessere Lösung sein.

Schlechte Lohnbuchhaltung

Eine schlechte Lohnbuchhaltung, inklusive verspäteter Lohnabrechnungen, kann zu einem Wechsel des Steuerberaters führen, da dies finanzielle Unklarheiten und Unzufriedenheit verursacht, die eine professionelle Betreuung erfordern.

Es ist an der Zeit, über einen Wechsel deines Steuerberaters nachzudenken, wenn du feststellst, dass einer oder mehrere dieser Punkte auf dich zutreffen. Allerdings muss der Wechsel nicht anstrengend oder schwierig sein! Es kann mit der richtigen Herangehensweise ein reibungsloser und zufriedenstellender Prozess sein.

Worauf muss geachtet werden, wenn man den Steuerberater wechselt? 

Es gibt eine Reihe an Punkten, die man für einen einfachen und unkomplizierten Wechsel des Steuerberaters beachten sollte.

• Neue Expertise und Erfahrung überprüfen
• Kosten für Unterlagen-Herausgabe erfragen
• Zeitpunkt des Wechsels sorgfältig wählen
• Persönliche Daten aktualisieren
• Offene Rechnungen begleichen
• Steuerliche Vollmacht widerrufen
• Zusammenarbeit mit dem neuen Steuerberater besprechen

Wechsel Steuerberater & Herausgabe der Unterlagen – Kosten im Überblick

Bei einem Wechsel des Steuerberaters hast du das Recht, deine Unterlagen zurückzufordern. Der bisherige Steuerberater darf für die Herausgabe eine angemessene Gebühr verlangen. 

Die Kosten können je nach Umfang der Unterlagen variieren. Allerdings sollten sie jedoch im Rahmen bleiben und transparent kommuniziert werden. Es ist ratsam, dass du vorab die Details mit deinem bisherigen Steuerberater klärst, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Du suchst einen neuen Steuerberater für deine Lohnbuchhaltung? Komm lieber zur Lohnfabrik!

Der Wechsel des Steuerberaters kann auch als Chance zur Verbesserung deiner Lohnbuchhaltung betrachtet werden!

Die Lohnfabrik ist einer der führenden Experten in Sachen Lohnbuchhaltung! Wir haben uns auf die individuellen und branchenspezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kunden spezialisiert. 

Unser Team macht deine Lohnbuchhaltung immer zu einer runden Sache. Egal ob Gastronomie, Handwerk, Industrie oder Pflege und IT: Wir wissen, worauf es ankommt und bieten dir erstklassige Leistungen an. 

• Wir stimmen die Krankenkassen zum Wechselmonat ab
• Wir melden Mitarbeiter korrekt und fristgerecht wieder an
• Wir führen die Vortragswerte zusammen, um Jahresmeldungen bei der Lohnsteuer, Unfallversicherung und Schwerbehindertenabgabe abzusetzen
• Wir gewährleisten fristgerechte & fehlerfreie Lohnabrechnungen 
• Die Lohnfabrik kümmert sich um die Übermittlung der Unterlagen der Lohnbuchhaltung zur Finanzbuchhaltung
• Wir garantieren eine lückenlose Lohnbuchhaltung und die Ausstellung der Lohnabrechnungen bereits im ersten Monat
• Unser Expertenteam berät dich ausführlich zu allen Fragen rund um die Lohnbuchhaltung 

Expertise und Branchenkenntnisse

Die Lohnfabrik verfügt über ein Team hochqualifizierter Lohnexperten, die in verschiedenen Branchen geschult sind. Wir kennen die spezifischen Anforderungen deiner Branche und können dir eine maßgeschneiderte Lösung bieten.

Klare und verständliche Kommunikation

Bei der Lohnfabrik legen wir großen Wert darauf, komplexe steuerliche Angelegenheiten in einfachen und verständlichen Worten zu erklären. Wir möchten sicherstellen, dass du jederzeit über deine Lohnbuchhaltung informiert bist. Daher steht dir bei uns ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. 

Schnelle Reaktionszeiten

Wir verstehen, dass Zeit von entscheidender Bedeutung ist. Daher antwortet die Lohnfabrik innerhalb eines Tages auf deine Anfragen und steht dir jederzeit zur Seite. Zudem behalten wir Entwicklungen der aktuellen Politik im Blick und reagieren sofort auf gesetzliche Änderungen, die die Lohnbuchhaltung betreffen. 

Individuelle Beratung durch das Inselprinzip

Unsere Experten verfügen über umfangreiches Fachwissen im Rahmen der digitalisierten Entgeltabrechnung. Ob Steuer oder Sozialversicherung: Wir haben für jedes Gebiet die passende Kompetenzinsel. Daher bekommst du bei uns immer eine zielführende Beratung. 

Ein Wechsel zu einem neuen Steuerberater oder aber zur Lohnfabrik, kann sich als äußerst vorteilhaft erweisen. Du wirst nicht nur von der Expertise und Erfahrung unseres Teams profitieren, sondern auch von einer persönlichen und engagierten Betreuung, die darauf abzielt, das Beste für dein Unternehmen zu erreichen.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen

Steuerberater wechseln – was muss ich beachten?

Beim Wechsel des Steuerberaters ist es von Bedeutung, die Fähigkeiten des neuen Beraters zu bewerten. Es ist wichtig, die Kosten für die Herausgabe von Dokumenten zu klären. Man muss den richtigen Zeitpunkt wählen und offene Rechnungen begleichen.

Kann man den Steuerberater einfach kündigen?

Es ist möglich, den Steuerberater einfach zu kündigen. Es empfiehlt sich, die Kündigung schriftlich zu formulieren und offiziell die Zusammenarbeit zu beenden. In aller Regel gibt es Kündigungsfristen von mehreren Monaten, die beachtet werden müssen. Es ist wichtig, die Übergabe der Dokumente und eventuelle unbezahlte Rechnungen zu klären.

Wann wechselt man am besten den Steuerberater?

Der perfekte Zeitpunkt eines Wechsels ist von verschiedenen Gegebenheiten abhängig. Je nach Komplexität der Abrechnungen und Betriebsgröße des Unternehmens empfiehlt sich ein Wechsel der Abrechnungsstelle zum Jahreswechsel, da durch die Jahresabschlussarbeiten eine klare Trennung zwischen altem und neuen Steuerberater erreicht wird. Wenn man mit der aktuellen Beratung unzufrieden ist, sich die Lebenssituation verändert hat oder der Berater nicht die erforderliche Expertise aufbringt, ist ein Wechsel aber jederzeit sinnvoll.

In Deutschland ist die vierteljährliche Verdiensterhebung eine wichtige Datenquelle für Informationen über die Lohnentwicklung und den Arbeitsmarkt. Sie gibt Aufschluss über die Arbeitnehmerentgelte und hilft dabei, Veränderungen und Trends auf dem Arbeitsmarkt zu erkennen. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die vierteljährliche Verdiensterhebung, ihre Bedeutung und was sie uns über den Arbeitsmarkt und die Lohnsituation aussagt.

Umfang und Methodik der Verdiensterhebung 

Die vierteljährliche Verdiensterhebung erhebt Daten über den Bruttomonatsverdienst von Arbeitnehmern in verschiedenen Branchen und Berufen. Zur Erhebung der Daten werden Arbeitgeber in einer repräsentativen Stichprobe befragt. Dabei werden sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte erfasst. Die Verdiensterhebung liefert ein umfassendes Bild der Lohnentwicklung und bildet die Grundlage für eine Analyse des Arbeitsmarktes.

Bedeutung der Stichprobengröße

Eine genaue Abbildung der Lohnsituation über verschiedene Branchen und Berufsgruppen hinweg wird durch eine ausreichend große Stichprobe ermöglicht. Um ein hohes Maß an Repräsentativität zu gewährleisten, wird in Deutschland eine große Zahl von Betrieben in die vierteljährliche Verdiensterhebung einbezogen. Dies ermöglicht verlässliche Aussagen über die Entwicklung der Löhne und des Arbeitsmarktes.

Analyse nach Branchen und Berufen

Dank der Verdiensterhebung ist es möglich, die Lohnsituation über viele Branchen und Berufe hinweg zu erforschen. So lassen sich Unterschiede und Muster erkennen. Es ist möglich, dass einige Berufe oder Branchen mehr oder weniger verdienen als der nationale Durchschnitt. 

Die Analyse von Berufen und Branchen liefert aufschlussreiche Informationen über die Zusammensetzung des Arbeitsmarktes und ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Einkommenssituation in bestimmten Branchen.

Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigung

Die vierteljährliche Verdiensterhebung umfasst sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Daten für die beiden Gruppen getrennt zu untersuchen. Durch die Analyse der Lohnentwicklung von Voll- und Teilzeitbeschäftigten lassen sich Unterschiede und mögliche Ungleichheiten aufdecken. Dies ermöglicht eine gründliche Diskussion über die Beschäftigungspolitik und die Arbeitszeiten, um die finanzielle Situation aller Arbeitnehmer und deren Familien zu verbessern.

Geschlechterunterschiede

Die Untersuchung der geschlechtsspezifischen Unterschiede bei den Löhnen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Analyse der vierteljährlichen Verdiensterhebung. Studien haben gezeigt, dass es immer noch ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle gibt, wobei Frauen im Allgemeinen weniger verdienen als Männer. 

Ungleichheiten, die möglicherweise auf strukturelle Faktoren oder geschlechtsspezifische Diskriminierung zurückzuführen sind, können durch die Analyse der Daten nach Geschlecht aufgedeckt werden. 

Dies trägt dazu bei, das Bewusstsein für das Problem zu schärfen und die Annahme von Lösungen zur Verbesserung der Lohngleichheit zwischen den Geschlechtern zu fördern.

Veränderungen über die Zeit

Die vierteljährliche Verdiensterhebung ermöglicht sowohl eine momentane Bewertung der finanziellen Lage als auch die Analyse von Veränderungen im Zeitverlauf. Langfristige Trends und Entwicklungen können durch die Betrachtung von Daten, die über mehrere Jahre hinweg erhoben wurden, ermittelt werden. 

Dies ist von entscheidender Bedeutung, um Veränderungen in der Entwicklung der Erträge im Zusammenhang mit wirtschaftlichen oder politischen Ereignissen zu verstehen. Die Analyse langfristiger Trends hilft dabei, vielversprechende Tendenzen oder potenzielle Hindernisse für eine Verbesserung der Finanzlage zu erkennen.

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So ziehen Sie den maximalen Nutzen aus der vierteljährlichen Verdiensterklärung 

Die vierteljährliche Verdiensterhebung ist eine wertvolle Datenquelle für das Verständnis der Lohnentwicklung und des Arbeitsmarktes in Deutschland. Durch sie ist es möglich, ein umfassendes Verständnis der Lohnsituation zu erhalten und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und der Lohngerechtigkeit zu ergreifen.

Unternehmen können die vierteljährlichen Verdiensterhebung dafür nutzen, um ihre eigenen Gehaltsstrukturen mit dem Branchendurchschnitt zu vergleichen, wettbewerbsfähige Gehaltssätze festzulegen, Vergütungspakete zu optimieren, Trends in der Gehaltsentwicklung zu erkennen und das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. 

Die Lohnfabrik unterstützt als Experte für Lohnbuchhaltung Arbeitgeber dabei, alle für die vierteljährliche Verdiensterhebung benötigten Daten automatisch und digitalisiert zu erfassen und zu speichern. 

Unternehmer können somit das gesamte Controlling in die Hände erfahrener Spezialisten legen. Diese verwalten alle Informationen und ermöglichen somit, dass alle Faktoren effizient analysiert werden können. Diese Erkenntnisse im Rahmen der vierteljährlichen Verdiensterhebung können infolgedessen vom Unternehmen bestmöglich genutzt werden. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ist die vierteljährliche Verdiensterhebung?

Die vierteljährliche Verdiensterhebung ist eine routinemäßige Datenerhebung, bei der Angaben zu den Löhnen und Gehältern der Beschäftigten in einem bestimmten Zeitraum erhoben werden. Sie hilft, Erkenntnisse über die Lohnentwicklung und den Arbeitsmarkt zu gewinnen.

Warum ist die vierteljährliche Verdiensterklärung wichtig?

Die vierteljährliche Verdiensterhebung ist von entscheidender Bedeutung, da sie Informationen über die Lohnentwicklung liefert und Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Regierungen dabei hilft, die Lohnstrukturen zu bewerten, beschäftigungspolitische Maßnahmen zu formulieren und Trends auf dem Arbeitsmarkt zu erkennen.

Wie führt man die vierteljährliche Verdiensterklärung durch?

Die vierteljährliche Verdiensterhebung wird durch die Erhebung von Daten bei einer repräsentativen Stichprobe von Unternehmen durchgeführt. Um ein vollständiges Bild der Lohnsituation zu erhalten, geben die Unternehmen Auskunft über die Bruttomonatsverdienste ihrer Beschäftigten in verschiedenen Branchen und Berufen.

Die Lohnabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Personalmanagements. In Deutschland ist die Entgeltabrechnung von großer Bedeutung, da sie als Nachweis für die Auszahlung der Vergütung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer dient. 

Die Lohnabrechnung wiederholt sich in der Regel in dem im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag festgelegten monatlichen Turnus. Sie umfasst alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten der Arbeitnehmer. 

Die Lohnabrechnung: Ein komplexes Dokument 

Die Lohnabrechnung erfüllt zahlreiche rechtliche Anforderungen aus zahlreichen Rechtsgebieten, u.a. aus dem Arbeitsrecht, Wirtschaftsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht und Vertragsrecht. 

Sie enthält alle relevanten Informationen zur Identifizierung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers sowie Angaben, die die Abrechnung überprüfbar machen. Dazu gehören:

• der Firmenname und die Adresse des Arbeitgebers
• der Name, die Adresse, das Geburtsdatum und die Krankenkasse des Arbeitnehmers
• die Sozialversicherungsnummer und die Steuer ID
• der Beginn des Arbeitsverhältnisses 
• die Personengruppe und der Beitragsgruppenschlüssel
• die Lohnsteuermerkmale

Darum ist die Lohnabrechnung Frist wichtig

Die Lohnabrechnung Frist für Arbeitgeber muss eingehalten werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer ihr Entgelt rechtzeitig erhalten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Lohnabrechnung korrekt und rechtmäßig ist, um das Vertrauen der Arbeitnehmer zu erhalten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

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Wie oft muss die Lohnabrechnung erfolgen?

Je nach den internen Richtlinien und Systemen des jeweiligen Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, Überstunden genau zu erfassen. Hier sind einige gängige Techniken zur Ermittlung von Überstunden:

In Deutschland sind die Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern regelmäßig Lohnabrechnungen zukommen zu lassen. Je nach Art und Dauer der Beschäftigung variiert die Häufigkeit. Die Lohnabrechnung erfolgt in der Regel einmal im Monat. 

Diese Daten müssen in der Lohnabrechnung enthalten sein

In die Lohnabrechnung müssen bestimmte Angaben aufgenommen werden, damit die Arbeitnehmer ein klares Bild von ihrer Vergütung erhalten, diese prüfen und nachvollziehen können. Dazu gehören das Brutto- und Nettoentgelt, Steuerabzüge, Sozialversicherungsabzüge, mögliche Zuschläge oder Abzüge und weitere arbeitsvertraglich vereinbarte Bestandteile.

Fristen bei der Lohnabrechnung 

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Lohnabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfolgt, damit die Arbeitnehmer ihr Entgelt rechtzeitig erhalten können. Häufig muss die Lohnabrechnung spätestens am letzten Bankarbeitstag des Monats erstellt und den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellt werden. Die genauen Fristen können sich jedoch je nach Branche oder Betriebsvereinbarung ändern. 

Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung der Fristen

Sollte es dazu kommen, dass der Arbeitgeber die Lohnabrechnung erst verspätet oder im schlimmsten Fall gar nicht an den Arbeitnehmer ausgehändigt, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 

Infolgedessen kann der Arbeitnehmer das Erläuterungsrecht gemäß § 82 Abs. 2 Satz 1 Hs. 1 BetrVG geltend machen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, zusätzliche rechtliche Schritte einzuleiten. Es können eine Abmahnung oder sogar eine Klage wegen Verstoßes gegen arbeitsrechtliche Pflichten drohen.

Wie kann die Einhaltung der Lohnabrechnung Frist sichergestellt werden?

Der Arbeitgeber kann eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der Frist zu gewährleisten.

Gute Zeitplanung

Die Arbeitgeber sollten einen klaren Zeitplan für die monatliche Abrechnungserstellung haben, um sicherzustellen, dass genügend Zeit für die Datenerfassung, die Überprüfung und etwaige Korrekturen zur Verfügung steht. Um mögliche Fehler und Verzögerungen zu vermeiden, ist es entscheidend, den Lohnlauf vor Ablauf der Frist abzuschließen.

Automatisierte Systeme nutzen

Durch den Einsatz von Lohnabrechnungssoftware oder anderen automatisierten Systemen kann der Prozess effizienter gestaltet und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert werden. Solche Systeme können dabei helfen, die notwendigen Berechnungen und Abzüge zu automatisieren und die Erstellung von Lohnabrechnungen zu vereinfachen.

Rechtliche Änderungen im Blick behalten

Es ist wichtig, über die jüngsten gesetzlichen Änderungen und Anpassungen im Bereich der Lohnabrechnung informiert zu sein. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie diese Änderungen berücksichtigen und sie in ihre Lohnabrechnungsprozesse integrieren.

Kommunikation mit Mitarbeitern

Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter regelmäßig über den Stand der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf dem Laufenden halten, insbesondere wenn Verzögerungen zu erwarten sind. Durch eine offene und transparente Kommunikation kann das Vertrauen der Belegschaft gewahrt und Missverständnisse vermieden werden.

Die beste Lösung: Den Service der Lohnfabrik in Anspruch nehmen!

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die Lohnabrechnungsfrist einzuhalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und das Vertrauen der Arbeitnehmer zu erhalten. Mögliche rechtliche Konsequenzen können durch eine rechtzeitige und korrekte Lohnabrechnung vermieden werden. 

Daher sollten Arbeitgeber die Risiken im Auge behalten, effektive Prozesse einrichten und auf automatisierte Systeme oder externe Unterstützung zurückgreifen. Eine fristgerechte und fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Personalmanagements und trägt zur Zufriedenheit der Belegschaft und zum reibungslosen Ablauf des Unternehmens bei.

Daher sollten Arbeitgeber unbedingt den Service der Lohnfabrik in Anspruch nehmen! 

Wir haben immer alle Fristen auf dem Schirm und sind wahre Experten in allen Bereichen der Lohnbuchhaltung. Wir unterstützen, wo Steuerberater, HR und Co. an ihre Grenzen stoßen.  

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Lohnabrechnung erstellen und Frist als Arbeitgeber einhalten? Mit uns kein Problem 

Die Lohnfarbik übernimmt das gesamte Controlling. Das bedeutet, dass wir Unternehmen alle mit der Lohnabrechnung verbundenen Aufgaben abnehmen. Arbeitgeber und HR können sich somit entspannt zurücklehnen. 

Wir koordinieren sämtliche Aspekte, sodass du deine Ressourcen schnell in andere Geschäftsbereiche stecken kannst. Durch unsere Expertise werden Arbeitsprozesse beschleunigt und du kannst dich währenddessen auf deine Projekte konzentrieren. 

Als Dienstleister übernehmen wir bei der Lohnabrechnung die vollständige Fristenkontrolle. Infolgedessen werden die Arbeitnehmer ihre Entgeltabrechnung gemäß den gesetzlichen und tariflichen Vorgaben erhalten. Unsere digitale Personalakte trägt zusätzlich dazu bei, dass die Effizienz und Effektivität bei der Verwaltung der Lohnabrechnung noch weiter gesteigert wird. 

Mit uns hast du einen zuverlässigen Partner, der die fristgerechte Entgeltabrechnung zu einem Kinderspiel macht!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen?

Ja, der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung auszustellen. Dies wird gesetzlich durch § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung geregelt.

Wann muss die Lohnabrechnung zugestellt werden?

Nach § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung muss dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts in Textform oder elektronisch mit Ausdruck zur Verfügung gestellt werden.

Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Lohnabrechnung aushändigt?

Sollte der Arbeitgeber keine Lohnabrechnung aushändigen, kann der Arbeitnehmer gemäß § 82 Abs. 2 Satz 1 Hs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verlangen, dass ihm die Lohnabrechnung inklusive Berechnung und Zusammensetzung erklärt wird.

Überstunden sind Teil der modernen Arbeitswelt und stehen in vielen Branchen an der Tagesordnung. Auf der Lohnabrechnung sollten Überstunden immer aufgeführt und berücksichtigt werden. Doch wie lassen sie sich präzise erfassen? In diesem Blogbeitrag wird dieses Thema genauer unter die Lupe genommen. 

Das Thema Überstunden

Unter Überstunden versteht man die zusätzliche Arbeit, die ein Arbeitnehmer über seine reguläre Arbeitszeit hinaus leistet. Diese Überstunden können aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, z. B. aufgrund von Projektdruck, hoher Arbeitsbelastung oder unvorhergesehenen Umständen. Überstunden werden entweder vom Arbeitgeber angeordnet oder auf freiwilliger Basis geleistet.

Die Bedeutung der genauen Erfassung von Überstunden

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist eine genaue Abrechnung der Überstunden sehr wichtig. Hier sind einige Gründe, warum das unnötig ist:

Gerechte Vergütung

Überstunden sind zusätzliche Arbeit, die die Arbeitnehmer leisten, und sollten daher angemessen vergütet werden. Der Arbeitgeber kann die geleistete Mehrarbeit angemessen vergüten, wenn eine genaue Abrechnung der Überstunden vorliegt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Arbeitnehmer fair behandelt werden. 

Arbeitszeitmanagement

Arbeitgeber können ihren Verwaltungsaufwand effektiver gestalten, indem sie die Überstunden genau erfassen. Sie können genauer abschätzen, wie viel zusätzliche Zeit benötigt wird und ob die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich ist. Dies trägt zu einer besseren Organisation der Arbeitsabläufe bei und kann die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens steigern.

Arbeitnehmerzufriedenheit

Die korrekte Erfassung von Überstunden signalisiert den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit und ihr Engagement wertgeschätzt werden. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, wenn Überstunden korrekt erfasst und angemessen vergütet werden. Dies kann sich positiv auf die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, das Engagement und die Arbeitsmoral auswirken.

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Methoden zur Erfassung von Überstunden

Je nach den internen Richtlinien und Systemen des jeweiligen Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, Überstunden genau zu erfassen. Hier sind einige gängige Techniken zur Ermittlung von Überstunden:

Stempeluhren oder Zeiterfassungssysteme

Viele Unternehmen verwenden Stempeluhren oder moderne Zeiterfassungssysteme, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Diese Systeme erfassen die Anfangs- und Endzeiten der Arbeit sowie alle Unterbrechungen. 

Durch den Einsatz solcher Systeme können Überstunden automatisch ermittelt werden, indem die Differenz zwischen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit und der regulären Arbeitszeit berechnet wird.

Manuelle Zeiterfassung

In einigen Unternehmen werden Überstunden manuell erfasst und auf Stundenzetteln oder Exceltabellen eingetragen. Die Mitarbeiter sind für ihre eigene Arbeitszeit verantwortlich, einschließlich der geleisteten Überstunden. Um sicherzustellen, dass die Angaben korrekt sind, bedarf es jedoch einer gewissen Sorgfalt und Präzision.

Vertrauensbasierte Systeme

In einigen Betrieben basiert die Messung von Überstunden auf Vertrauen und Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier werden die Überstunden nicht immer erfasst, sondern es wird erwartet, dass die Arbeitnehmer ihre zusätzliche Arbeitszeit selbständig melden und aufzeichnen. Dies setzt eine intensive Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen zwischen den Parteien voraus.

Lohnabrechnung & Überstunden – Die digitale Personalakte macht es einfach!

Die Lohnabrechnung inklusive Überstunden ist ein sensibles Thema. Für ein positives Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Verhältnis sollte die zusätzliche Arbeitszeit exakt erfasst werden. An dieser Stelle ist es von großer Relevanz, diese Aufgabe in fähige Hände zu legen. Dadurch ersparen sich Unternehmen eine Menge Zeit und einige Arbeitsschritte. 

Dank der digitalen Personalakte der Lohnfabrik kann präzise nachvollzogen werden, wann welcher Mitarbeiter wie viele Überstunden geleistet hat. Zudem können die Überstunden auf der Lohnabrechnung aufgeführt werden. 

Durch diesen Full-Service werden alle Mitarbeiterdaten erfasst: von persönlichen Informationen über Krankheitstage bis hin zu Lohn- und Steuerinformationen. Infolgedessen werden alle Überstunden direkt und übersichtlich archiviert. 

Diese digitale Verwaltung ermöglicht es, alle Daten sicher an einem Ort zu speichern. Demnach werden die zusätzlichen Stunden auf der Lohnabrechnung berücksichtigt. 

Die digitale Personalakte gewährleistet: 

• optimale Arbeitsabläufe
• hohe Sicherheit 
• einheitliche Richtlinien für die HR-Abteilung 
• Kosteneffizienz 

Zudem wird auf Papierakten verzichtet. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch besonders nachhaltig. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile. 

Auf der Lohnabrechnung Überstunden aufführen – Mit der Lohnfabrik kein Problem 

Die Lohnfabrik bietet Unternehmen aus allen Branchen einen exzellenten Full-Service bei der Erstellung und Verwaltung der Personalakte. Dadurch können Unternehmer und Mitarbeiter des HR immer auf alle Informationen zugreifen. Der Service umfasst dabei:

• die Erstanlage der Mitarbeitenden 
• das Führen der digitalen Personalakte
• den Abruf der eAU-Daten 
• eine Anbindung der Arbeitszeiterfassung 

Digitale Zeiterfassung für Lohnabrechnung & Überstunden: Weitere Effekte für das Unternehmen 

Transparenz

Eine genaue Abrechnung der Überstunden mittels digitaler Zeiterfassung schafft Transparenz und ermöglicht es sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern, den Überblick über ihre Arbeitstage zu behalten. Auf diese Weise können mögliche Probleme oder Fehler vermieden werden. Alle Parteien haben eine klare Vorstellung von der geleisteten Arbeitszeit.

Vermeidung von Fehlern bei der Lohnabrechnung

Das Risiko von Fehlern wird durch die genaue Erfassung von Überstunden auf der Lohnabrechnung erheblich reduziert. Die exakte Dokumentation mithilfe der digitalen Zeiterfassung ermöglicht die Erstellung genauer Lohn- und Gehaltsberechnungen, was zu einem reibungslosen und fehlerfreien Berechnungsprozess führt.

Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und -vorschriften

Um die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze und -vorschriften zu gewährleisten, ist eine genaue Überstundenabrechnung unerlässlich. Ein genaues Verständnis ermöglicht es den Arbeitgebern, sich an diese Vorschriften zu halten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Effektives Ressourcenmanagement

Wenn die Überstunden genau erfasst werden, können die Unternehmen ihre Ressourcen effizient planen und verwalten. Arbeitgeber können besser einschätzen, ob es notwendig ist, mehr Personal einzustellen oder die Arbeitspläne anzupassen.

Arbeitszeitregulierung und Work-Life-Balance

Eine genaue Messung der Überstunden unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und hilft bei der Regulierung der Arbeitszeiten. Arbeitgeber können dank der digitalen Personalakte überwachen, ob Arbeitnehmer übermäßig viele Überstunden leisten. Dies bietet die Möglichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, um arbeitsbedingten Stress abzubauen und eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wo stehen meine Überstunden?

Die Informationen über die geleisteten Überstunden kann sich ein Arbeitnehmer bei der Personalabteilung einholen. Diese werden in der Regel in der Personalakte erfasst und gegebenenfalls archiviert.

Wie müssen Überstunden dokumentiert werden?

Früher wurden Überstunden mittels Stundenzettel oder Stechuhr dokumentiert. Allerdings haben sich heute moderne und digitale Zeiterfassungssysteme durchgesetzt.

Sind Überstunden bei einem Gehalt abgegolten?

Oftmals sind Überstunden mit einem Gehalt abgegolten und es findet keine separate Vergütung jener Überstunden statt. Die genaue Regelung hängt von den Arbeitsverträgen und den geltenden Gesetzen ab. Unter bestimmten Umständen besteht die Möglichkeit eines Freizeitausgleichs für geleistete Überstunden.

Das am 26. Mai 2023 vom Bundestag verabschiedete Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) tritt nun ab dem 01. Juli 2023 in Kraft. Ziel der Reform ist es, Leistungsverbesserungen sowohl für die Betroffenen als auch die pflegenden Angehörigen zu schaffen. 

Zudem soll die soziale Pflegeversicherung stabilisiert und optimierte Arbeitsbedingungen zur Entlastung des Pflegepersonals geschaffen werden. Durch die neuen Beitragssätze gehen auch umfangreiche Änderungen für Arbeitnehmer sowie für Arbeitgeber und für Abrechnungsstellen einher. 

Die Reform der Pflegeversicherung hat einen enormen gesamtgesellschaftlichen Einfluss und betrifft Dich daher unmittelbar. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Dir, welche Konsequenzen das PUEG nach sich zieht und was dies für die Lohnbuchhaltung bedeutet.

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Der Beitrag zur Pflegeversicherung erhöht sich ab dem 01. Juli 2023

Im Rahmen des PUEG erhöht sich der Beitragssatz zur Pflegeversicherung in einem ersten Schritt um 0,35 Prozent auf insgesamt 4 Prozent. Das Bundesverfassungsgericht (BVG) hat hierzu entschieden, dass Eltern entsprechend der Anzahl ihrer Kinder entlastet werden. 

Dabei ist zu beachten, dass der Arbeitgeberanteil mit 1,7 Prozent festgeschrieben ist. Er bleibt somit statisch und ist nicht an die Anzahl der Kinder oder andere Faktoren gebunden. Infolgedessen zahlen Kinderlose ab dem 01. Juli 2023 einen Beitrag von 2,3 Prozent (4 Prozent AG-Anteil)  in die Pflegeversicherung ein. 

Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz: Diese Beiträge zahlen Eltern 

Durch die Reform des PUEG wird das bisherige Merkmal “Elterneigenschaft” durch eine Ganzzahl zwischen 1 und 5 abgelöst. Diese steht für die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren. Das gilt sowohl für leibliche Kinder als auch für Zöglinge. Diese Änderung nimmt großen Einfluss auf die prozentuale Entlastung pro Kind. 

Zunächst werden Eltern, die mindestens ein oder mehr “Kinder” im Sinne des PUEG haben, lebenslang um 0,6 Prozent entlastet. Bei Ehegatten oder Lebenspartnerschaften gelten die Nachlässe für jeden Elternteil in gleicher Weise. Sie zahlen demnach ab dem 01. Juli 2023 dauerhaft einen reduzierten Beitrag von 1,7 Prozent. 

Dabei ist das Alter des Kindes bzw. der Kinder für das erste Kind nicht von Belang. Die Entlastung steigt ab dem zweiten bis zum fünften Kind, dass das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, prozentual an. 

Der Beitrag reduziert sich somit um jeweils weitere 0,25 Prozent pro Kind. Folglich ergeben sich hier unterschiedliche Beitragslasten, die in der folgenden Aufzählung präzise dargestellt werden: 

• Eltern mit zwei Kindern zahlen 1,45 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. Kind 0,25%)

• Eltern mit drei Kindern zahlen 1,2 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. + 3. Kind 0,5%)

• Eltern mit vier Kindern zahlen 0,95 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. bis 4. Kind 0,75%)

• Eltern mit fünf Kindern zahlen 0,70 Prozent (4% – 1,7% AG – 1. Kind 0,6% – 2. bis 5. Kind 1%)

Ab dem sechsten Kind gibt es keine Verringerung der Beitragslast. Hier bleibt der PUEG Beitrag bei 0,70 Prozent. Allerdings ist es notwendig, dass sämtliche Kinder, also ggf. auch über das fünfte Kind hinaus, mit Namen und Geburtsdatum erfasst werden. 

Dies hat folgenden Grund: Sollte ein Kind bspw. aufgrund der Altersgrenze wegfallen, kann ein anderes Kind (z.B. das sechste Kind) in diese Lücke hineinrutschen. So bleibt der Beitrag weiterhin bei 0,70 Prozent. 

Das erste Kind nimmt jedoch einen Sonderstatus ein. Es ist die einzig unveränderbare Konstante, wenn es um die Bestimmung des Beitragssatzes geht. Auch nach dem absolvierten 25. Lebensjahr oder einer Veränderung der Verwandtschaftsverhältnisse repräsentiert das Kind das bisherige Merkmal der Elternschaft. 

Daher bleibt es dauerhaft Teil der Rechnung. Darüber hinaus werden verstorbene Kinder bis zum Erreichen eines fiktiven 25. Lebensjahres immer miteinbezogen. 

Des Weiteren können Kinder, die in Pflege genommen wurden, unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls gezählt werden. Jedoch sollten sich die Arbeitnehmenden in diesem Szenario immer bei der Krankenkasse erkundigen.

Die Relevanz der neuen Beitragssätze für die Lohnbuchhaltung

Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz nimmt unweigerlich großen Einfluss auf die Lohnbuchhaltung. Die neuen Beitragssätze müssen somit z.B. auf der Lohnabrechnung in jedem Fall berücksichtigt werden. Dies ist für die meisten Arbeitgeber eine schwer bewältigende Herausforderung. 

Es gibt viele Formalien und Fristen, die eingehalten werden müssen. Dabei den Überblick zu behalten fällt nicht leicht. Wir von der Lohnfabrik helfen Unternehmen dabei, alle neuen Beitragssätze zu erfassen und eine einwandfreie Lohnabrechnung zu erstellen. 

Das bundeseinheitliche Formular zur Erfassung der Anzahl der Kinder

Damit die Reform des Pflegeunterstützungs- und -entlastungssgesetzes bestmöglich umgesetzt werden kann, ist es notwendig alle Informationen über die Kinder genau zu erfassen. Daher gilt für die Ermittlung der Anzahl der Kinder vom 01. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 ein vereinfachtes Erhebungsverfahren. 

Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat zu diesem Zweck ein bundeseinheitliches Formular herausgegeben. Dieses Formular muss von allen betroffenen Arbeitnehmenden ausgefüllt werden. 

Als zuverlässiger Dienstleister im Bereich Lohnbuchhaltung wird die Lohnfabrik dieses Formular sofort in der Nextcloud für Dich bereitstellen. Dort findest du bereits alle anderen wichtigen Formulare. 

Wir von der Lohnfabrik können keine anderen Formen der Mitteilung akzeptieren, da diese aus verfahrenstechnischen Gründen nicht berücksichtigt werden können. Des Weiteren sind Arbeitgebende und Abrechnungsstellen nicht dazu verpflichtet, den Wahrheitsgehalt der Angaben im Formular in irgendeiner Weise zu prüfen. 

Monatliche elektronische Rückmeldung der Krankenkassen an die Abrechnungsstelle ab 2. Quartal 2025 

Da es sich um ein vereinfachtes Erhebungsverfahren handelt, sind vorerst keine spezifischen Nachweise, wie etwa eine Geburtsurkunde bis zum 30. Juni 2025 erforderlich. 

Der Gesetzgeber sieht vor, im 2. Quartal 2025 das Formular mit einer monatlichen elektronischen Rückmeldung der Krankenkassen an die Abrechnungsstelle abzulösen. 

Bevor diese Umstellung in Kraft tritt, bleibt das vereinfachte Verfahren über das Formular bestehen. Da die Lohnfarbik auf digitale Prozesse und Abläufe setzt wird, werden wir Unternehmen auch im Rahmen der PUEG Reform dauerhaft unterstützen. 

Darum sollten Arbeitnehmer das Formular sofort einreichen

Die Entlastungen für Eltern im Rahmen des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes sind sehr attraktiv. Jedoch ist es unerlässlich, alle Formalitäten gewissenhaft zu erfüllen. 

Dies ist bereits in der Gesetzesbegründung zum §55 Abs.3 SGB VI verankert: “Mitglieder mit Kindern können nur dann in den Genuss der Beitragsabschläge kommen, wenn der beitragsabführenden Stelle die Anzahl der Kinder sowie ihr Alter bekannt sind“. 

Folglich sind die Arbeitnehmenden dazu verpflichtet, das entsprechende Formular ordnungsgemäß auszufüllen, wenn sie diese Beitragsvergünstigungen in Anspruch nehmen wollen. Zudem ist es notwendig, den Arbeitgeber über mögliche Änderungen wie etwa die Geburt eines Kindes zeitnah zu informieren. 

Diese Personen müssen kein Formular einreichen

Personen die keine Pflegeversicherungsbeiträge zahlen sind nicht dazu verpflichtet, das Formular für die Anzahl der Kinder auszufüllen. Das betrifft z.B. Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Werkstudenten usw.

Allerdings empfiehlt die Lohnfabrik allen Arbeitgebern, das Formular von allen Beschäftigten anzufordern. Dadurch werden Prozesse bereits im Vorfeld vereinfacht. Sollte bspw. ein Minijobber durch Überschreiten der Verdienstgrenze in eine Teilzeitbeschäftigung rutschen, ist es notwendig, dass das entsprechende Formular bereits vorliegt, um komplexe Vorgänge in der Lohnbuchhaltung zu vereinfachen. 

Verspätet eingereichte Formulare: Das sind die Konsequenzen

Sollte der Arbeitnehmende das Formular erst verspätet einreichen, greift ein rückwirkender Korrekturanspruch. Das bedeutet, dass bis zur Einführung der digitalen Rückmeldung durch die Krankenkasse im Jahr 2025 die Entgeltabrechnungen und die Beitragsnachweise sowie sämtliche Abschlussunterlagen zu berichtigen sind. 

Infolgedessen liegt der Aufwand wieder im Aufgabenbereich des Arbeitgebers und der Abrechnungsstelle bzw. der Lohnfabrik. Erfolgt die Korrektur mit mehr als einer Abrechnungsperiode verspätet, wird der Korrekturaufwand von der Lohnfabrik nach zeitlichem Aufwand berechnet.

Wir haben als beitragsmeldende Stelle das Recht, die Form der Mitteilung vorzugeben. In Anbetracht dessen haben wir uns dazu entschieden, die Form der Mitteilung ausschließlich auf das Einreichen des bundeseinheitlichen Formulars des BDA zu beschränken. 

Dadurch können wir einen standardisierten Prozess implementieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand minimieren. Hierfür wurde eine Karenzzeit bis Ende des 3. Quartals 2023 angesetzt. Dies gibt uns Zeit, die Abläufe intern zu etablieren. Daher findest du das Formular in Kürze unter dem Namen “PUEG_Selbstauskunft.pdf” im Vorlagenordner der NextCloud. 

Die neue Steuerformel im Rahmen des PUEG 

Mit der Einführung des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes zum 01. Juli 2023 wird gleichzeitig eine neue Steuerformel wirksam. Das hat folgenden Grund: Durch die Änderung der Höhe der Pflegeversicherungsbeiträge ist auch eine Änderung bei der Lohnsteuer erforderlich. 

Dieser Umstand ist für die Lohnbuchhaltung von großer Relevanz. Eine Änderung bei der Steuerformel hat direkte Auswirkungen auf die Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Zugleich nimmt sie unmittelbar Einfluss auf die zu bescheinigenden Entgelte in verschiedenen Entgeltmeldungen und Lohnabrechnungen. 

Allerdings tritt die neue Steuerformel erst ab dem 01. Juli 2023 in Kraft. Es besteht darüber hinaus kein Korrekturanspruch für Bescheinigungen, die vor dem 01. Juli für Zeiträume ab dem 01. Juli oder später erstellt wurden. 

Die Lohnfabrik unterstützt Arbeitgeber auch in der Übergangszeit bei allen Anliegen rund um das PUEG

Es wird noch einige Wochen dauern, bis alle Verfahren und Bescheinigungen im Rahmen des PUEG vollständig digital ablaufen können. Um die Entwicklung voranzutreiben, arbeiten die entsprechenden Softwarehersteller unter Hochdruck an adäquaten Lösungen. 

Aus diesem Grund gilt auch eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2023. Innerhalb dieses Zeitraums sind sowohl Bescheinigungen nach altem sowie nach neuem Muster gültig. 

Die Lohnfabrik hilft Unternehmen auch in der Übergangsphase dabei, alle Abläufe rund um das Thema Lohnbuchhaltung zu koordinieren. Das ist insbesondere bei der Kommunikation mit den zuständigen Krankenkassen unerlässlich. 

Hier besteht die Gefahr, dass einige die gesetzliche Frist nicht akzeptieren werden. Sollte es zu diesem Szenario kommen kümmert sich die Lohnfabrik vollumfänglich um die Klärung dieser Angelegenheit. 

Dadurch können sich Arbeitgeber entspannt zurücklehnen, da wir die Situation mit unserer langjährigen Erfahrung und Expertise ohne Probleme regeln werden. 

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, möchten wir bitten, dass auf dem bundeseinheitlichen Formular auch die Namen der Kinder eingetragen sind. Dies ist im Gegensatz zur Anzahl der Kinder oder dem Geburtsdatum nicht verpflichtet, würde uns aber bei der Verwaltung helfen. 

Andernfalls werden wir die Kindernamen als “K1” bis “K5” entsprechend der Empfehlung des BDA hinterlegen. Des Weiteren ist unbedingt darauf zu achten, dass die jeweiligen Geburtsdaten korrekt angegeben werden. Dadurch kann die Lohnfabik die Lohnabrechnung ohne Fehler und mit höchster Effizienz durchführen. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was ändert sich ab Juli in der Pflege?

Zum 01. Juli 2023 werden die Beitragssätze im Rahmen des Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetzes nach Kinderanzahl differenziert und angepasst. Eltern zahlen dann 0,6 Beitragspunkte weniger als Kinderlose, wobei die Beitragslast ab jedem weiteren Kind prozentual gesenkt wird.

Wie beeinflusst das PUEG die Lohnbuchhaltung?

Das PUEG nimmt direkten Einfluss auf wesentliche Faktoren der Lohnbuchhaltung. Die neuen Beitragssätze gehen mit einer Änderung der Lohnsteuer einher, was zu einem neuen Verwaltungsaufwand für Abrechnungstellen führt.

Welches Formular muss zur Erfassung der Kinder eingereicht werden?

Um Anspruch auf die Beitragsentlastung zu erheben, müssen Eltern ab dem 01. Juli 2023 das bundesweite Formular zur Ermittlung der Kinder ausfüllen. Dieses vereinfachte Erhebungsverfahren dient als Übergangslösung, da ab dem 2. Quartal eine monatliche elektronische Rückerstattung der Krankenkassen implementiert werden soll.

Die Fristen für die Lohnabrechnung sind sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein wichtiges Thema. Sobald man als Unternehmer tätig wird, ist es von großer Relevanz diese einzuhalten. 

Generell ist man als Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmern bis zum 15. des Folgemonats die Lohnabrechnung auszuhändigen und den Mitarbeitern das Gehalt bzw. den Lohn zum vertraglich festgelegten Zeitpunkt zu überweisen. Diese Verpflichtung ist bindend. 

Neben den Fristen zur Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber sowohl Fristen gegenüber der Sozialversicherung, dem Finanzamt als auch gegenüber der Unfallversicherung und teilweise der Agentur für Arbeit einhalten.  

Dabei ist es notwendig, alle Termine im Blick zu behalten, da diese auch bei der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden müssen. 

Die Lohnfabrik unterstützt Arbeitgeber dabei, alle Termine für die Lohnabrechnung einzuhalten und kümmert sich um alle Belange der Lohnbuchhaltung. 

Fristen für die Sozialversicherung

Am fünftletzten Werktag des Monats muss der Arbeitgeber bei den zuständigen Krankenkassen Meldung machen, wie viele Beiträge in dem Monat entstanden sind oder voraussichtlich entstehen werden. Dies betrifft:

•  Krankenversicherung
•  Rentenversicherung
•  Arbeitslosenversicherung
•  Pflegeversicherung 
•  Umlagebeiträge

Die Krankenkassen müssen am drittletzten Werktag des Monats über die gemeldeten Beiträge verfügen, damit sie die Beträge an die einzelnen Zweige der Sozialversicherung weiterleiten können und diese wiederum ihre Kassen zum Monatswechsel gefüllt haben.  

Wann muss ein Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden?

Man hat als Arbeitgeber sechs Wochen Zeit einen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden. Die Lohnfabrik nutzt diese Frist auch aus, da die Mitarbeitermeldungen nachgelagert nach der finalen Erstellung der Lohnabrechnungen verschickt werden. 

d.h. wenn ein neuer Arbeitnehmer am 01.06. angefangen hat, meldet die Lohnfabrik diesen frühestens Anfang Juli an.

Die Fristen für das Finanzamt

Die Lohnsteuer des laufenden Monats muss bis zum 10. des Folgemonats durch den Arbeitgeber gemeldet werden. Dabei arbeitet das Finanzamt im Gegensatz zur Sozialversicherung nach dem Zuflussprinzip. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer erst an das Finanzamt übermittelt wird, wenn der Mitarbeiter eine Zahlung erhalten hat. Ist am 10. des Folgemonats noch kein Geld an die Arbeitnehmenden geflossen, ist eine Lohnsteueranmeldung 0 abzugeben. Sobald die Zahlungen an die Mitarbeitenden ausgeführt wurden, ist die Lohnsteueranmeldung, um die tatsächlichen Werte zu korrigieren.  

Die Unfallversicherung

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, für die Unfallversicherung einmal im Jahr einen  Lohnnachweis abzugeben. Dieser muss bis zum 15. Februar des Folgejahres elektronisch verschickt werden.

Diese Meldung enthält Informationen über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter, wie viel Entgelt diese erwirtschaftet haben und wie viele Arbeitsstunden dafür benötigt wurden. 

Anhand dieser Werte können die Beiträge für die Unfallversicherung festgelegt werden. 

Die Schwerbehinderten-Meldung

Sobald ein Unternehmen im Jahresdurchschnitt mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, muss man an der Schwerbehinderten-Meldung teilnehmen. Diese wird einmal im Jahr bis zum 31.03 fällig und wird an das Integrationsamt der Agentur für Arbeit adressiert. 

Sollte ein Betrieb mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, entsteht eine Verpflichtung, Menschen mit einer Schwerbehinderung einzustellen. Erfüllt ein Arbeitgeber die Pflichtquote nicht, muss er für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz monatlich eine Ausgleichsabgabe bezahlen.

Konsequenzen für die Überschreitung der Fristen für Lohnabrechnung & Co. 

Sollte bei Sozialversicherungen, Unfallversicherungen und auch gegenüber dem Finanzamt nicht fristgerecht gearbeitet werden, drohen Mahngebühren. Diese sind zum Teil gestaffelt und erhöhen sich kontinuierlich, je länger und häufiger die Fristen überzogen werden. 

Mit der Lohnfabrik die Fristen für die Lohnabrechnung & Co. immer einhalten

Die Lohnfabrik stellt sicher, dass alle Fristen für die Lohnabrechnung eingehalten werden. Überzeuge dich selbst von unserem Angebot und lass deine Lohnabrechnungen von uns erstellen!

Viele Unternehmen kennen das Problem: Häufig entstehen unbeabsichtigte Fehler bei der Lohnabrechnung, die spätestens bei der Rentenversicherungs- oder Lohnsteueraußenprüfung aufgedeckt werden. 

Die Gründe hierfür sind zahlreich. In diesem Beitrag wird der Frage nachgegangen, wie Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen und wie man diese in Zukunft antizipieren kann. 

Schlechte Kommunikation

Eine schlechte Kommunikation ist eine der Hauptursachen dafür, dass Fehler bei der Erstellung der Lohnabrechnungen gemacht werden. Verantwortlich dafür sind die schlechten Absprachen zwischen der Person, die die Lohnabrechnung erstellt, und der Person, die die Information anliefert. 

Selten existiert ein vernünftiges Konzept oder ein System, in dem die lohnrelevanten Daten der Mitarbeitenden sicher und schnell an die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit Excel-Tabellen, um die Informationen für die Lohnabrechnung zu erfassen. Dies ist nicht mehr zeitgemäß und birgt ein großes Fehlerpotenzial bei der Übertragung in das Abrechnungssystem. 

Des Weiteren führt eine willkürliche Kommunikation über E-Mails und Anrufe dazu, dass ebenfalls Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen. Häufig gehen Personalinformationen verloren, die für die Abrechnungserstellung wichtig sind.

Der Steuerberater bzw. der Lohnabrechner muss diese Daten mühsam zusammentragen. Dabei kommt es häufig zu Fehlern, da bspw. kurzfristige Änderungen in der Personalakte nicht übertragen oder mitgeteilt werden. 

Manuelle Fehler bei der Datenübertragung 

Des Weiteren lassen sich Fehler bei der Lohnabrechnung häufig auf manuelle Fehler während des Datentransfers zurückführen. Oftmals müssen Änderungen an den Lohnbestandteilen noch manuell vorgenommen werden. Infolge der manuellen Tipparbeit erhöht sich an der Stelle auch das Risiko, Fehler bei der Lohnabrechnung zu machen. 

Es wird nicht nach Personalnummern gearbeitet 

Viele Angestellte in der Personalabteilung arbeiten bei der Übermittlung von Mitarbeiterinformationen nicht nach Personalnummern, sondern nach Namen. Dies kann zu Missverständnissen führen, wodurch im Endeffekt Fehler bei der Lohnabrechnung gemacht werden. 

Existieren bspw. zwei Personen mit dem gleichen Nachnamen im Unternehmen, können bereits falsche Daten erfasst werden. Sobald Informationen beim Transfer verloren gehen oder Fehler unerkannt bleiben, werden Folgefehler automatisch mitgenommen oder übertragen. 

Arbeitnehmer geben meistens kein Feedback 

Es ist ein bekanntes Problem, dass Mitarbeiter den Arbeitgeber über Ungereimtheiten auf der Lohnabrechnung nicht informieren, da oftmals das Verständnis über die Lohnabrechnung fehlt. Sollte es aufgrund eines Fehlers dazu kommen, dass der Arbeitnehmer plötzlich einen höheren Auszahlungsbetrag als sonst erhält, wird er dies in den seltensten Fällen melden. Der Arbeitnehmer ist darüber hinaus auch nicht dazu verpflichtet, die Verdienstabrechnung auf seine Richtigkeit zu prüfen.  

Ohne dieses Feedback kann der Arbeitgeber letztendlich derartige Fehler nicht ausbessern. 

Fehlende Kompetenz der Lohnbuchhaltung 

Die Lohnbuchhaltung ist ein immer umfangreicher werdendes Aufgabengebiet für einen Lohnbuchhalter. In vielen Fällen muss sich oftmals eine einzige Person um den gesamten Prozess der Lohnabrechnungserstellung kümmern. 

Dabei ist es erforderlich, dass der Lohnbuchhalter laufend gesetzliche Änderungen berücksichtigt. Für eine einzelne Person ist dieser Zuwachs an Aufgaben und Kompetenzen kaum noch zu bewältigen. 

Des Weiteren entstehen durch die manuellen Prozesse, beispielsweise via Excel-Listen, zahlreiche Fehler, für die keine Zeit zur Kontrolle bleibt. Eine sinnvolle Beratung kann infolgedessen auch nicht stattfinden. 

Insgesamt bedarf es hier einer digitalisierten Lohnbuchhaltung, bei der für jede Aufgabe einer einzelner Spezialist verantwortlich ist. Im Endeffekt führt dies zu einer gesteigerten Effizienz und weniger Fehlern bei der Lohnabrechnungserstellung. 

Fehler bei der Lohnabrechnung fallen fast immer auf 

Selbst wenn den Mitarbeitern und dem Arbeitgeber keine Fehler bei der Lohnabrechnung auffallen, nimmt die Rentenversicherung und der Fiskus in regelmäßigen Zyklen, von in aller Regel 4 Jahren, die erstellten Lohnabrechnungen genauer unter die Lupe.

Seit 2023 existiert die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung), die die Prüfstellen der Rentenversicherung elektronisch unterstützt und somit Abrechnungsfehler in wenigen Sekunden aufdeckt. Während in den vergangenen Jahren oftmals das Fazit einer Betriebsprüfung hieß “Zum Glück ist nichts weiter aufgefallen”, wird man sich ab 2023 nicht mehr auf das Glück verlassen können. Mit wenigen Mausklicks werden die Prüfprogramme sämtliche Ungereimtheiten aufdecken.   

Mit der Lohnfabrik Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden 

Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen zusammenfassend durch die folgenden Ursachen: 

• schlechte Kommunikation 
• manuelle Fehler bei der Datenübertragung 
• unkoordiniertes Arbeiten ohne System und Konzept 
• Fehlende Kompetenz der Lohnbuchhaltung 
• Fehlendes Mitarbeiterfeedback 

Die Lohnfabrik ist sich dieser Problematik bewusst und setzt daher auf eine vollkommen digitale Lohnbuchhaltung und einen einheitlichen Weg der Kundenkommunikation. Dadurch entstehen weder manuelle Fehler noch Schwierigkeiten bei der Koordination der Daten. Folglich werden alle Stammlohndaten jeden Monat elektronisch übertragen, wodurch sich die Fehlerquote minimiert.

Unsere Experten arbeiten dabei nach dem Insel-Prinzip. Das bedeutet, dass sämtliche Aufgabenbereiche wie die Abrechnungserstellung, die Betreuung von Betriebsprüfungen, das Bescheinigungswesen, die Arbeitsvertragsgestaltung, die Jahresarbeiten (u.v,m.) von einzelnen Spezialisten betreut werden und sich nicht ein Lohnbuchhalter um das gesamte Themengebiet Lohn und Gehalt kümmern muss.  

Jeder Kunde erhält einen persönlichen Ansprechpartner, der die direkte Abrechnungserstellung und die Kommunikation mit den Ämtern und Kassen übernimmt. Zusätzlich kümmert sich der Ansprechpartner um die interne Kommunikation der einzelnen Themengebiete. 

Infolgedessen wird das Fehlerpotenzial noch einmal deutlich gesenkt. Mit uns hast du einen zuverlässigen Partner, der die gesamte Lohnbuchhaltung für dich übernimmt, sodass du dich entspannt zurücklehnen kannst!

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Fehlerhafte Lohnabrechnung – welche Korrekturfrist muss eingehalten werden?

Die Korrekturfrist für eine fehlerhafte Lohnabrechnung variiert. Ab Januar 2023 müssen die Entgeltabrechnungen lohnsteuerlich berichtigt werden. Die bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigung für 2022 wird nur hinsichtlich der steuerpflichtigen Einkünfte korrigiert. Seit Juli 2022 muss die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ebenfalls berichtigt werden.

Lohnabrechnung falsch – wer haftet?

Bei einer fehlerhaften Lohnabrechnung haftet in Deutschland der Arbeitgeber für die Richtigkeit. Er ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Berechnung und Abführung der Lohnsteuer sowie der Sozialversicherungsbeiträge.

Was bedeutet Nachberechnung in der Lohnabrechnung?

Der Begriff „Nachberechnung“ im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bezieht sich auf die Korrektur und Anpassung bestimmter Nachberechnungspositionen. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn Lohnabrechnungen fehlerhaft sind, Zahlungen fehlen oder Beitragsberechnungen falsch sind.